العناوين
ما هو الخطاب التعريفي؟
الخطاب التعريفي (باللغة الإنجليزية: cover letter) هي صفحة أو ورقة واحدة يقدّمها الراغب في العمل أثناء طلب التوظيف، مرفقة مع ورقة -أو أوراق- السيرة الذاتية. ويسلط محتواها الضوء على مؤهلات المنقدم وخبراته. ويشرح سبب ملاءمته للوظيفة الشاغرة وحماسه للعمل. بعبارة أبسط: دور الخطاب التعريفي بمثابة عرض ترويجي شخصي ليقتنع أصحاب العمل بتوظيف الشخص الراغب في العمل لديهم.
كيف يمكنك صياغة سيرة ذاتية متوافقة مع نظام الـ ATS؟
مكونات الخطاب التعريفي
للخطاب التعريفي هيكل أساسي يتكون من العناصر التالية:
الاسم والعنوان
يتضمن العنوان معلومات الاتصال بك. مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني، ومنطقة الإقامة وتاريخ التقدم للوظيفة.
التحية
- السيد/السيدة (فلان أو فلانة).
- أو: إلى إدارة الموارد البشرية المحترمة في شركة (كذا).
المقدمة الافتتاحية
مقدمة الخطاب التعريفي عبارة عن افتتاحية موجزة توضح مسمى الوظيفة التي يود الشخص التقدم لها. وتكون الفقرة جذابة وملفتة للانتباه. ويمكن أن تتضمن ذكر الطريقة التي عُرف من خلالها عن فرصة العمل أو الشاغر الوظيفي. مثل:
“أتشرف بتقديم هذا الخطاب التعريفي للتعبير عن اهتمامي بالتقدم لوظيفة [اسم الوظيفة] في شركتكم المحترمة، والتي علمت بها من خلال [المصدر].”
النص الرئيسي
عادة ما يتكوّن من فقرة أو فقرتان على الأكثر. فيها:
- تسليط الضوء على المهارات أو ذكر الخبرات أو الإنجازات باختصار.
- ربط مؤهلاتك المتقدم بالوصف الوظيفي أو احتياجات الشركة.
- إظهار الحماس للوظيفة وللعمل في الشركة على وجه الخصوص.
الخاتمة
فقرة الخاتمة موجزة. تؤكد على الاهتمام، وتشكر صاحب العمل، وتظهر الرغبة في مناقشة صاحب العمل للتعمق في التفاصيل أكثر، وإبداء الاستعداد لإجراء مقابلة شخصية. على سبيل المثال:
”أتطلع إلى مناقشة كيف يمكنني المساهمة في إنجاح الأعمال“.
التوقيع
توقيع رسمي فيه الاسم كاملاً مع أخد العبارات التالية:
- مع خالص التقدير.
- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام.
- مع أطيب التحيات والتقدير.
- مع خالص الشكر والامتنان.
كيف تقرأ العرض الوظيفي بذكاء قبل توقيع عقد العمل؟
أهمية الخطاب التعريفي
قيمة الخطاب التعريفي في انها سبيلك لتقديم نفسك على أنك الشخص الأنسب لشغر الوظيفة المتاحة. وذكر الدوافع التي تجعلك متجمساً للعمل مع الشركة. ولفت نظر الموظف أو الشخص المسؤول عن ترشيحك للعمل. كما أن الخطاب التعريفي المصاغ بشكل جيد، هي قرصة لترك انطباع جيد بما تملكه من مهارات التواصل الكتابية، والتي تعتبر أساسية في التعامل مع فريق العمل والعملاء.
أخطاء شائعة في الخطاب التعريفي
شرحنا أعلاه كيف تُعد الخطابات التعريفية ضرورية لترك انطباع أولي قوي. وغالبًا ما تحدد ما إذا كانت سيرتك الذاتية ستحظى بنظرة متعمقة أم لا. لذا، ينصحك الخبراء بتفادي الأخطاء التي قد تقلل من قرصتك في الحصول على العمل. وإليك بعض الأخطاء المتكررة التي نزاها في الخطاب التعريفي:
- عدم تخصيص الخطاب التعريفي لوظيفة محددة أو لشركة معينة. فكل طلب توظيف تقدم فيه سيرتك الذاتية، يجب أن يتم إرفاقه بخطاب تعريفي نتشئه حصرياً. أما إذا قمت بإرسال الخطاب التعريفي ذاته لجميع الوظائف التي تتقدم لها، فستترك انطباعاً غير جيد باللامبالاة ولن تظهر اهتماماً حقيقيا بالعمل في الشركة.
- تكرار المعلومات ذاتها الموجودة في السيرة الذاتية. في حين من المفروض أن يضيف الخطاب التعريفي قيمة وليس إعادة طرح. فعلى سبيل المثال، يمكنك في الخطاب التعريفي سرد قصة شخصية لا يمكن لسيرتك الذاتية أن ترويها.
- احتواء الخطاب على الأخطاء المطبعية أو النحوية أو الإملائية التي شير إلى عدم الاهتمام بالتفاصيل أو تدني مستوى المهارات الكتابية أو انعدام الكفاءة. لذا أنصحك باستخدم أدوات التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي المتاحة على مختلف المنصات والمواقع الإلكترونية. أو يمكن الاستعانة بشخص موثوق ليراجع ويصحح الأخطاء إن وجدت.
- استخدام نبرة كلامية غير لائقة، أو مبالغة في الرسمية، أو استخدام المصطلحات الدارجة أو الشائعة شعبياً والتي تنم عن عدم المهنية وهو أمر لا يتناسب مع ثقافة العمل في المؤسسات والشركات.
الأسئلة الشائعة
ما هي أهم العناصر التي يجب أن يتضمنها الخطاب التعريفي؟
يجب أن يتضمن الخطاب التعريفي: مقدمة جذابة، عرض موجز لمهاراتك وخبراتك، شرح لكيفية إضافة قيمة للشركة، وخاتمة مهنية تشجع القارئ على اتخاذ إجراء.
كم يجب أن يكون طول الخطاب التعريفي المثالي؟
يجب أن يكون الخطاب التعريفي موجزاً ولا يتجاوز صفحة واحدة (حوالي 3-4 فقرات قصيرة). التركيز على الجودة وليس الكمية.
هل يجب تخصيص كل خطاب تعريفي لوظيفة معينة؟
نعم، من الضروري تخصيص كل خطاب تعريفي ليناسب الوظيفة المحددة. استخدم كلمات من إعلان الوظيفة وأظهر كيف تتطابق مهاراتك مع متطلبات الوظيفة.
ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في الخطاب التعريفي؟
من الأخطاء الشائعة: الإطالة، استخدام نموذج عام، التركيز على ما تريده أنت بدلاً من ما تقدمه للشركة، والأخطاء الإملائية أو النحوية.
