أهمية قسم المالية والمحاسبة

إن قسم المالية والمحاسبة (بالإنجليزية: Finance and Accounting Department) دور مهم في نجاح واستدامة أي شركة. وإليك تفصيل سبب أهمية هذا القسم:

• التخطيط والتحليل المالي: فهو يساعد الشركة على التخطيط للمستقبل من خلال تحليل البيانات المالية، والمعلومات الحالية، وتوقع الأداء في المستقبل، وإنشاء ميزانيات استراتيجية.
• حفظ السجلات: يحتفظ قسم المالية والمحاسبة في الشركات بسجلات مالية دقيقة. وهو أمر أساسي لاتخاذ القرار والقيام بعمليات التدقيق والتقيد بالتشريعات والانضباط القانوني.
• إدارة التدفق المالي: يقوم القسم بتتبع وإدارة التدفقات النقدية المالية الداخلة إلى الشركة والخارجة منها لضمان قدرة المؤسسة على الوفاء بالتزاماتها وتجنب الأزمات المالية والنزاعات القانونية الناتجة عنها.
• ضبط التكاليف: يتحكم قسم المالية والمحاسبة في المصروفات والمجالات التي يمكن فيها خفض النفقات. مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة ورفع الأرباح بشكل عام.
• الالتزام بالأنظمة: التأكد من امتثال الشركة أو المؤسسة لجميع قوانين الضرائب والضوابط المالية ومعايير إعداد التقارير لتجنب المشكلات القانونية والعقوبات والغرامات.
• تقارير الأداء: يزود قسم المالية والمحاسبة إدارة الشركة بالتقارير والأفكار والتصورات المستقبلية حول أداء أعمال الشركة. مما يساعد الإداريين على اتخاذ قرارات صائبة في الشركة أو المؤسسة أو الكيان التجاري.
• قرارات الاستثمار: يساعد القسم على تأكيد وتثبين صحة القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالاستثمارات وعمليات الاستحواذ وتفاصيل تخصيص الموارد من خلال التحليل المالي التفصيلي.
• إدارة المخاطر: تقع إدارة المخاطر ضمن مظلة وإشراف قسم المحاسبة. خاصة أمور المخاطر المالية. وينفذ الضوابط للتخفيف من أثرها وحماية أصول الشركة وسمعتها في السوق بين عملائها وكذلك منافسيها.

كل ما تحتاج معرفته عن ISO 45001 في بيئة العمل.

مهام قسم المالية والمحاسبة في تقارير الأداء

تلعب إدارة المالية والمحاسبة دورًا محوريًا في إعداد وتحليل تقارير الأداء، والتي تعد ضرورية لتقييم الصحة المالية والكفاءة التشغيلية للشركات والمؤسسات. وفيما يلي المهام الرئيسية هذا السياق:

• جمع البيانات المالية من مختلف الإدارات والأقسام. والتحقق من صحتها ودقتها لضمان اتساقها قبل إدراجها في تقارير الأداء.
• التحليل المالي للدخل والنفقات وحساب هوامش الأرباح والتدفقات النقدية لقياس الكفاءة المالية للشركة.
• مقارنة ما هو مسجل ومدرج في ميزانية الشركة، مع الأرقام الواقعية وتحديد الفروق إن وُجدت وشرح أسبابها لتقييم الأداء الفعلي للشركة.
• مراقبة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (Key Performance Indicators: KPIs) لإتاحة تصورات واضحة عن الأداء التجاري. مثل العائد على الاستثمار (ROI)، وهامش التشغيل، ورأس المال العامل.
• تقديم تقارير مراقبة التكاليف وتسليط الضوء على مجالات الإنفاق المفرط، والتوصة باتخاذ إجراءات تصحيحية للحد من المخاطر.
• تعيين توقعات مالية وتوقعات أداء لدعم عملية التخطيط واتخاذ القرار الصائب والمدروس في المستقبل.
• التأكيد على أن كافة التقارير تتوافق مع القوانين المالية والسياسات والأنظمة الداخلية وأنها خالية من التجاوزات أو الأخطاء.
• إعداد تقارير أداء مصممة ومخصصة لمدراء الشركة التنفيذيين باستخدام شاشات عرض البيانات أو الملخصات المرئية (DashBoard).

تعلم تصميم لوحات تحكم ذكية داش بورد (DashBoard) بخطوات بسيطة.

كيفية إعداد تقارير الأداء

إن إعداد تقارير الأداء في قسم المالية والمحاسبة يتضمن إنشاء ملخصات واضحة ودقيقة وقابلة للتنفيذ للبيانات المالية والمعلومات التشغيلية لدعم الإدارة في عملية اتخاذ القرار. وإليك عزيزي فيما يلي دليل موجز لهذه العملية بالخطوات:

هدف التقرير

تحديد الغرض من التقرير بدقة ووضوح. على سبيل المثال، بيان ما إذا كان الهدف من التقرير هو مراقبة الأرباح، أو من أجل تتبع التدفق النقدي، أو أنه لتقييم الالتزام والتقيد بإطار ميزانية الشركة المُحدد مسبقاً.

المقاييس الرئيسية

اختيار مؤشرات قياس الأداء الرئيسية اللازمة لضمان نجاح أعمال الشركة. من الأمثلة على مؤشرات قياس الأداء الأكثر شيوعاً في الشركات:

• نمو الإيرادات.
• هامش صافي الأرباح.
• المصاريف التشغيلية.
• أموال التدفق النقدي.
• الديون المستحقة على العملاء.
• المدفوعات المستحقة للموردين.
• العائد على الاستثمار (ROI).
• التوافق مع أصحاب العمل أو الإدارة أو المستثمرين. 

 افهم كيف تستفيد من قانون الشركات ذات المسؤولية المحدودة قبل اتخاذ القرارات الاستثمارية.

جمع وتنظيم البيانات

استخراج البيانات من برنامج المحاسبة مثل QuickBooks أو SAP أو Xero)، أو أنظمة (Enterprise Resource Planning: ERP) أو أي نوع من جداول البيانات الأخرى. مع ضمان دقتها وتسوية الحسابات، والتحقق من سلامة البيانات، وحل أية تناقضات إن وُجدت.
ويمكن أن تكون طبيعة البيانات المراد جلبها إحدى الآتية:

• البيانات المالية العامة.
• بيان قيم الدخل.
• معطيات الميزانية العمومية.
• مدخالات ومخرجات التدفقات النقدية.
• الميزانيات المخصصة.
• توقعات النشاط المالي.
• سجل المعاملات.

ويمكن لموظفي قسم المالية والمحاسبة تقسيم البيانات حسب الفئة أو المشروع أو خط الإنتاج لاستخلاص تحليلات دقيقة، وفهم البيانات بشكل معمق.

ما هي خطوات التدقيق الداخلي في الشركات ولم هي مهمة؟

اختبار أدوات تقارير الأداء 

إن تقييم وفحص الأدوات والأنظمة المستخدمة في إعداد وتحليل تقارير الأداء المالي والمحاسبي مهم للتأكد من سلامة المعادلات المستخدمة في الحسابات المالية، والحصول على نتائج دقيقة. من هذه الأدوات التي يقوم قسم المالية والمحاسبة في اختبارها برامج الحاسوب مثل Microsoft Excel أو Power BI أو Tableau أو برامج المحاسبة التي تقدم وحدات إعداد التقارير. والقوالب الجاهزة الموحدة لتحقيق الاتساق والنظام في طريقة عرض الأرقام والمعلومات.

تعرف على الطرق المتبعة في مراجعة القوائم المالية بدقة احترافية.

صياغة تقارير الأداء النهائية

تتضمن صياغة تقرير الأداء إعداد ملخص تنفيذي مفهوم يقدم نظرة شاملة لنتائج التحليل المالي. ويشتمل على المخططات أو الرسوم البيانية من أجل التوضيح وتسهيل فهم المعلومات بشكل بصري. ويُلحق بالتقرير التوصيات والاقتراحات التي يرى قسم المالية والمحاسبة أنها قابلة للتنفيذ. مثل التدابير التي يمكن اتخاذها لخفض التكاليف.

ما المقصود بـ تقرير جارتنر (Gartner) ولم تهتم الشركات الكبرى بالاطلاع عليه؟

الفرق بين المالية والمحاسبة

بالرغم من أن المالية والمحاسبة قد يتشابهان في التخصص، وأنهما في أغلب الأحيان مدمجان في قسم واحد في الشركات، إلا أن هناك فرق جوهري بين المالية والمحاسبة كما يلي:

المحاسبة

تركز على تسجيل المعاملات المالية وتصنيفها والإبلاغ عنها. والغرض منها هو توفير معلومات مالية تاريخية دقيقة. ويستفيد من هذه المعلومات فرق العمل داخل الشركة، والمدققون، والسلطات الضريبية، والهيئات الحكومية.

المالية

تركز على إدارة أموال الشركة واستثماراتها وأصولها والتخطيط المالي المستقبلي لها. والهدف منها هو الرجوع إليها لاتخاذ قرارات استراتيجية لنمو الشركة ونفادي المخاطر المحتملة. ويستفيد من هذه المعلومات أصحاب العمل والمستثمرين والمحللين الماليين.