أهمية برنامج اصدار فواتير الكترونية للأعمال

إن أهمية برنامج اصدار فواتير الكترونية (بالإنجليزية: e-invoicing) بالنسبة لقطاع الأعمال والشركات والمؤسسات التجارية عظيمة، حيث إنها ترتبط بشكل وثيق بالكفاءة وإدارة التكاليف والإلتزام بالقوانين وإدارة التدفق النقدي. وهي تمثل نقلة نوعية كبيرة مقارنة بالفواتير الورقية التقليدية أو الفواتير العادية بصيغة PDF. وإليك عزيزي أبرز المجالات الرئيسية التي توفر فيها برامج الفوترة الإلكترونية قيمة كبيرة:

• إجراءات سريعة: يتم إرسال الفواتير واستلامها على الفور، وبذلك تختصر الوقت اللازم لإصدارها بشكل كبير.
• خفض التكلفة التشغيلية: يحد برنامج اصدار فواتير الكترونية من النفقات الناتجة عن استخدام الورق والطباعة ورسوم البريد والتخزين الورقي.
• تقليل نسبة أخطاء إدخال البيانات: تقوم الأتمتة بالتحقق من صحة البيانات وتقليل مخاطر الأخطاء البشرية، مما يُفضي إلى الحصول على سجلات مالية أكثر دقة.
• تحسن التدفق النقدي: تُسهم المعالجة الآلية السريعة وتقليص دورات السداد في التعجيل بالحصول على مبالغ الفواتير.
• الامتثال التنظيمي: تضمن البرامج الفواتير الرقمية تقيُّد الشركات تلقائيًا للتشريعات الضريبية والالتزام بالقوانين المحلّية.
• تعزيز مستوى الأمان: استخدام ميزة التشفير والتوقيعات الرقمية للحماية من الاحتيال وضمان صحة ودقة الفواتير.
• إجراءات صديقة للبيئة: الاستغناء عن استخدام الورق يدعم أهداف الاستدامة للأعمال.

من أين جاءت كلمة “فاتورة” وما معناها المالي، وكيف تستخدم في المعاملات اليومية؟

معايير اختيار أفضل برنامج اصدار فواتير إلكترونية

يعد اختيار أفضل برنامج للفوترة الإلكترونية قراراً بالغ الأهمية، لأنه يؤثر على سير العمل المالي والمحاسبي للمؤسسات. ويعتمد تحديد البرنامج الأنسب لشركة أو مؤسسة ما على حجمها ونوع نشاطها والقطاع الذي تنتسب إليه وموقعها الجغرافي ومدى تعقيد عملياتها. وفيما يلي أبرز المعايير التي يجب مراعاتها عند انتقاء برنامج للفوترة الإلكترونية:

مدى التوافق مع طبيعة الشركة

• سهولة دمج ERP بالمحاسبة: يجب أن يكون البرنامج قابل للدمج بسهولة -مع نظام تخطيط الموارد (ERP: Enterprise Resource Planning system) المتبع في الشركة مثل أنظمة SAP و Oracle، وكذلك مع برامج المحاسبة مثل QuickBooks و Xero- لضمان المزامنة التلقائية للبيانات، والتخلص من الحاجة لإدخال المعلومات يدوياً، كذلك تفادي حدوث التناقضات في الحسابات.
• دعم صيغ مُتعدّدة: يجب أن يدعم أشكال الفواتير الإلكترونية الأساسية والمشتركة (مثل UBL و Factur-X و XML) وأنظمة الاتصال (مثل Peppol و EDI و API) التي يُفضلها العملاء والمورّدون.
• مرونة التكامل عبر واجهة API واحدة: تبحث الشركات متعددة الجنسيات عن نظام موحّد يوفر واجهة تطبيق برمجية متكاملة (API: Application Programming) Interface) لتغطية مختلف متطلبات الالتزام بقوانين مختلف الدول، عوضاً عن الاضطرار إلى تلبية شروط أنظمة منفصلة لكل دولة.

لماذا تحتاج الشركات إلى نظام تخطيط موارد ERP وما مزايا تحسين التخطيط المالي والإنتاجي وإدارة المخزون التي يوفرها هذا النظام؟

التقيّد بالأنظمة الرقابية وأمن المعلومات

• الالتزام بالمعايير المحلية والعالمية: يتعين على الشركة المقدمة للخدمات أن تراقب وتكفل الامتثال بجميع المتطلبات الخاصة بالفواتير الإلكترونية وضريبة القيمة المضافة والضرائب في المناطق التي تزاول فيها نشاطها التجاري، ومواكبة أي تغيرات مرتبطة بها.
• قابليتها للمراجعة والتدقيق والأرشفة: يجب أن يوفر البرنامج سجلاً شاملاً للمراجعات، وأن يقوم بأرشفة الفواتير والوثائق ذات الصلة بشكل منسّق طوال فترة الاحتفاظ المطلوبة قانونيًا، مع توفير إمكانية استرجاعها بسهولة.
• أمن البيانات: يجب اختيار البرنامج الذي يوفر الالتزام بمعايير الحماية والأمان المعترف بها دولياً، مثل الـ ISO 27001، ومزايا تشفير البيانات، وعناصر التحكم في الوصول إليها، ومواقع تخزينها الآمن، خاصة فيما يتعلق بقوانين حماية البيانات العامة (GDPR: General Data Protection Regulation)، أو غيرها من قوانين حماية البيانات المحلية.
• التوثيق والمصداقية: يجب أن يدعم البرنامج آليات مختلفة، مثل التوقيعات الرقمية الآمنة لضمان التوثيق وتأكيد صحة الفواتير.

دليل الشركات للحصول على شهادة أيزو والمتطلبات الأساسية وفوائد الالتزام بالمعايير.

ميزات الأتمتة وتسيير المهام

• الأتمتة الشاملة: إن أفضل البرامج هي تلك التي تعمل على أتمتة العملية بالكامل بما في ذلك إعداد الفواتير وإرسالها والإيصال والتحقق من صحتها وتسجيلها، مع أقل قدر ممكن من التدخل البشري.
• التدقيق والتحسين الأتوماتيكي: يجب أن يقوم البرنامج بشكل تلقائي بالتحقق من صحة الفواتير وفقاً لقواعد العمل والضرائب مثل التأكد من تطابق أوامر الشراء أو صحة حسابات ضريبة القيمة المضافة، كما يجب أن يقوم بتحسين بيانات الفواتير لتحقيق أفضل تطابق ممكن.
• تدابير سير العمل القابلة للتخصيص: تعد القدرة على ضبط عمليات سير العمل -الخاصة بالموافقات والاستعلامات المعقدة والمتعددة الخطوات بناءً على نوع الفاتورة أو المبلغ أو القسم- أمرًا ضروريًا لضمان كفاءة الحسابات الدائنة على العملاء والمستحقة الدفع.

الدليل الكامل لفهم ضريبة القيمة المضافة وأثرها على المستهلكين والشركات في الوطن العربي.

أفضل برنامج اصدار فواتير الكترونية للشركات

ليس هناك برنامج واحد محدد أفضل من غيره للفوترة الإلكترونية، فالبرنامج المثالي يعتمد كليًا على حجم الأعمال التجارية ومدى التعقيد ومجال النشاط الاقتصادي والموقع الجغرافي. فعلى سبيل المثل، البرنامج الأفضل للمستقلين أو للشركات الصغيرة والمتوسطة (SME: Small and Medium sized Enterprise) قد لا يتناسب على الإطلاق مع طبيعة عمل الشركات الكبيرة متعددة الجنسيات التي تتعامل مع قوانين ضريبية عالمية مختلفة ومعقدة.

إليك فيما يلي تصنيف أفضل البرامج الموصى بها على حسب احتياجات الأعمال، والتي تجمع بين ميزات الفوترة الإلكترونية الأساسية وإمكانيات المحاسبة والفوترة الشاملة:

الشركات الكبيرة والمؤسسات ذات الاحتياجات المتعددة

تركز البرامج التالية على معالجة كميات كبيرة من البيانات، والالتزام بالقوانين العالمية، والاندماج العميق مع أنظمة تخطيط موارد كُبرى الشركات:

• Klippa SpendControl / DocHorizon: هو الأفضل لأتمتة حسابات الدفع (AP: Accounts Payable) بشكل كامل. يتميز بإمكانية استخراج البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي وتنفيذ العمليات المعقدة بشكل آلي. وهي اكثر استخداماً من قبل الشركات الأوروبية.
• Sage Intacct: مناسب للشركات المتوسطة إلى الكبيرة ذات عمليات محاسبة معقدة. يوفر هذا البرنامج تقارير مالية متكاملة، كما أنه متميز في إدارة الشركات متعددة الكيانات وتكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية (ERP: Enterprise Resource Planning).
• Zoho Books: برنامج محاسبي سحابي مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة. ويبرز استعماله من قبل الشركات في منطقتنا العربية، خاصة في السعودية والإمارات، ومصر والأردن، وذلك بفضل دعمه للالتزام بالقوانين المحلية وتوفره بواجهة باللغة العربية بشكل كامل.

كل ما تحتاج معرفته عن طريقة إصدار فاتورة الكهرباء.

الشركات الصغيرة والمتوسطة

غالبًا ما تجمع هذه الأنظمة بين الفواتير الإلكترونية ومجموعة متكاملة من برامج المحاسبة، مع إيلاء الأولوية لسهولة الاستخدام والتكلفة الميسورة والوصول إلى الشبكات مثل نظام شبكة UAE Peppol PINT في الإمارات:

• QuickBooks Online: الخيار الأفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تحتاج إلى تطبيق محاسبة شامل. يتميز بتوفير أدوات ضريبية ممتازة ووسائل تذكير آلية وواجهة مستخدم واضحة.
• Xero: يفضل للشركات الصغيرة الحديثة وتلك التي لديها عملاء دوليين. لها واجهة مستخدم بسيطة، وتدعم أغلب العملات، وتعد منظومة جيدة لتحقيق التكامل.
• FreshBooks: مخصص للمستقلين والشركات القائمة على الخدمات التي تتعقب الوقت والمشاريع حيث يوفر قوالب فواتير ممتازة مع تركيزها على المتابعة والتعقب الزمني.

تعرف على معنى Accountant باللغة العربية وما هو دوره الوظيفي المهني في الشركات.

الشركات الناشئة والأفراد المستقلين

تتوفر بعض خيارات البرامج المجانية أو منخفضة التكلفة للمبتدئين من الأفراد والشركات. منها:

• Wave Accounting: يستخدم من قبل المستقلين وأصحاب الأعمال الفردية الذين يرغبون في الحصول على برنامج محاسبة مجاني. يوفر خدمة إصدار الفواتير والمحاسبة الأساسية مجانًا.
• Invoice Ninja: جيد لفرق العمل الصغيرة الذين يفضلون برنامجاً مفتوح المصدر (open source) وقابل للتخصيص بدرجة كبيرة.
• كيف تكتشف أنجح الشركات الناشئة عالمياً ومعايير تقييمها.

دليل اكتشاف الشركات الناشئة الأكثر نجاحاً حول العالم والأسباب الحقيقية وراء صعودها.