ما هي مهام موظف المشتريات؟

يعتمد حجم ونوعية مهام موظف المشتريات على حجم الشركة التي يعمل لديها. إلا أنه على كل الأحوال، يكون حريصاً ومسؤولا عن ضمان حصول الشركة على السلع والخدمات التي تلمها من أجل أن تعمل بفعالية. مع الحرص على الالتزام بالتكلفة المناسبة ومعايير الجودة والامتثال لقوانين الشركة. عن  وفيما يلي بعض المسؤوليات المشتركة التي يتولاها في العادة موظفو المشتريات:

التعامل مع مصادر التوريد والموردين

يشمل تحديد الموردين المحتملين. ومقارنة عروض أسعارهم وتقييم جودة خدماتهم. وإجراء المفاوضات معهم لضمان أفضل الأسعار. وعقد الاتفاقيات معهم والحفاظ على العلاقات المهنية معهم لضمان سلسلة إمداد موثوقة ومستمرة.

اقرأ المزيد عن عمليات الاستيراد والتصدير

التخطيط لعمليات الشراء

إن التخطيط لعمليات الشراء يتطلب التعاون مع مختلف إدارات أقسام الشركة الأخرى لفهم احتياجاتها ومتطلباتها من المشتريات. ثم وضع خطط واستراتيجيات لتلبية احتياجات الشركة مع ضمان الاستفادة من الأسعار المناسبة والنوعية الجيدة.

إصدار أوامر الشراء

على موظف المشتريات ضمان الدقة في إصدار أوامر الشراء من حيث الأصناف والكميات والأسعار. ليتم التنسيق مع الإدارة العليا على عملية الموافقة على طلبات الشراء.

التأكد من التزام الموردين بالاتفاقيات المبرمة

مراقبة وتتبع حالة الطلبات لضمان استلامها في الوقت المحدد. وحل أي تأخيرات أو مشاكل. بالإضافة إلى التحقق من أن البضائع المسلمة والتأكد من أنها تتطابق مع مواصفات الطلب ومعايير الجودة المتفق عليها مسبقاً.

إدارة المخازن

الإشراف مراقبة كميات المواد المخزنة لتفادي حدوث النقص أو الزيادة في المواد الموردة. مع الاحتفاظ بسجلات دقيقة للداخل والخارج من مواد المخزن.

تنظيم الأمور المالية

مراقبة التسعير وتقلبات التكلفة في السوق و تحليل توجهاته للتمكن من اتخاذ قرارات شراء ناجحة. وكذلك تحديد فرص توفير التكاليف إن أمكن مع المحافظة على جودة المنتج.

إدارة المخاطر

تحديد المخاطر المحتملة في سلسلة التوريد لتفاديها قدر الإمكان أو التخفيف من حدتها ووضع خطط طوارئ لمعالجتها. مثل مشكلة حدوث ظروف أدت إلى تعطل الإمدادات أو مشاكل في جودة المشتريات.

اقرأ عن إدارة الثروات باستخدام الذكاء الصناعي

توثيق العمليات

من مسؤوليات قسم المشتريات في الشركات الاحتفاظ بالسجلات والوثائق والعقود وتصنيفها بشكل دقيق. لضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائح المشتريات ومعايير ومستويات ومقاييس الصناعة المناسبة.

التواصل

من المهارات المطلوبة من موظف قسم المشتريات، قدرته على التعاون مع أصحاب العمل لفهم احتياجاتهم وطلباتهم، وتقديم الدعم للموردين المتصلين لمعالجة الاستفسارات وحل القضايا وإجراء التفاوض بشأن تفاصيل عمليات الشراء.

التحسين المستمر

بعد القيام بعمليات الشراء، على موظف المشتريات تحديد مجالات التحسين من حيث التكلفة وفعالية وكفاءة النوعية. تنفيذ التحسينات على العمليات الشرائية اللاحقة لتحقيق أقصى استفادة للشركة.

تقييم أداء الموردين

يتم تقيم أداء الجهة الموردة من حيث موثوقيتهم ودقتهم في وقت التسليم ومدى تطابق جودة المادة المشتراة مع ما تم الاتفاق عليه مسبقاً.

دراسة السوق

الدراية بأسعار السوق والإلمام باتجاهات الصناعة و البقاء على اطلاع على ظروف السوق وتطورات المنتجات الجديدة التي يمكن أن تؤثر على قرارات المشتريات.