إن إدارة المشروع تساعد على تحقيق الأهداف وإنجاز المطلوب بطريقة منظّمة. وتطبّق إدارة المشاريع في العديد من مجالات الحياة، مثل مشروع تطوير علاج ما، أو مشروع زيادة أحد المحاصيل الزراعية، أو مشاريع تطوير التعليم في مدرسة ما، ولا بد لك من امتلاك بعض المهارات، لتدير المشروع بشكل ناجح.

اقرأ عن امتلاك المهارات الناعمة

العناوين

كيف تتم إدارة المشاريع

تتم إدارة المشروع بقيام فرد أو جهة بقيادة فريق من العاملين، لتحقيق أهداف محددة، وتلبية معايير معينة، مثل الزمن، والتكاليف والجودة وغيرها.

اقرأ عن كيف تتحول من موظف الى رائد أعمال

ما هي مراحل المشروع

أولا: إعداد المشروع

في هذه المرحلة، بصفتك مديراً للمشروع، عليك أن تتعرف على الهدف منه ، وما هي الأمور المطلوب إنجازها، والوقت المحدد لك لإنجازه لتسليمه في تاريخ نهايته.

بالإضافة إلى الميزانية المقررة للمشروع، من أجل مقارنتها بالتكاليف. بالإضافة إلى مستوى الجودة المطلوب والتي يجب الالتزام بها، سواء كان مشروعاً خدمياً أو منتَجاً.

عادة يتم تحديد والاتفاق على ما سبق بحضور اجتماع، تحضره جميع الأطراف المعنيّة، ويتبعها التوقيع على وثيقة اتفاقية المشروع.

ثانياً: التخطيط

وهي أهم مراحل المشروع، لأن التخطيط الجيد يضمن نجاح المشروع. ويختصر التكاليف الإضافية والوقت الزمني والجهد الضائعان. وفيما يتم جمع البيانات بالقراءة عن جوانب موضوع المشروع، وسؤال الخبراء عن مشاريع مماثلة سابقة عملوا فيها. كما يمكن البحث في الإنترنت لتحديد المهام الأساسية وارتباطها بالمهام الفرعية. أي ترتيب الأعمال اللازمة بحسب اعتمادها على ما سبقها.

يليها مرحلة تكوين فريق العمل، ثم تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل عمل وتحديد سقف التكاليف له، وتسجيل قائمة الموارد المطلوبة، وغالباً ما تطلق عليها الشركات اسم (تخطيط الموارد).

يمكن استخدام بعض الأدوات التي تساعد على تتبع الجدول الزمني والتطور للمشروع، مثل عمل مخطط جانت Gantt Chart. وهو عبارة عن شكل خريطة من الشرائط التي تعبر عن الأعمال الواجب إنجازها خلال الزمن، بالإضافة إلى العلاقات الاعتمادية بين الأعمال. ومن ثم تحديد المسار الحرج للأعمال CPM Critical Path. وهو مجموعة الأعمال المتعاقبة والمتسلسلة التي تستغرق أطول فترة ممكنة، وعادة ما يتحدد بها انتهاء تاريخ المشروع.

ويجب تحديد طريق التواصل بين العاملين في المشاريع وبين أعضاء الفريق وبين الإدارة وصاحب المشروع. سواء كان باستخدام الاتصال الهاتفي أو البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو الواتساب.

اقرأ عن استخدام واتساب للأعمال

ثالثاً: التنفيذ

خلال تنفيذ المشروع يجب الانتباه إلى أنواع المخاطر المختلفة لمحاولة تفاديها. بالإضافة إلى حل المشاكل بأسرع وقت ممكن حتى لا يتوقف سير العمل. ومن الهام القيام بتدوين الملاحظات باستمرار وبطريقة منظمة لتكون مرجعاً لك فيما بعد.

رابعاً: المراقبة والتحكم والإشراف

وأحياناً تتداخل هذه المرحلة مع مرحلة التنفيذ، يتم فيها مراقبة التكليف الفعلية ومدى مطابقتها مع الميزانية المخطَّطة للمشروع، وأداء العاملين وكمية الأعمال المنجزة. وذلك من أجل التدخل السريع وأخد الإجراءات اللازمة في حال حدوث خلل ما.