ما هو كايزن؟

الكايزن، أو استراتيجية التجديد (بالإنجليزية: Kaizen) هي عملية تغيير شاملة، عن طريق عمل خطوات صغيرة جداً بشكل مريح وثابت. ويمكن تطبيقها على جميع مناحي الحياة الشخصية والحياة المنزلية والحياة الاجتماعية والحياة العملية. وأصبح يتبعها مدراء المشاريع في تصحيح مسار الأعمال. وهي تختصر المثل الشعبي:

رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.

على ماذا يعتمد نجاح كايزن؟

نظام كايزن يعني القيام بالتغييرات اللازمة على شكل خطوات صغيرة جداً. مما سيضمن للشخص الذي يتبع هذه المنهجية، النجاح في الخطوات الصغيرة المتتابعة، والمحافظة على الاستمرارية نحو بلوغ الهدف المراد، دون الشعور بالتخاذل أو الفشل أو الملل أو خيبة الأمل. على عكس القيام بعمل خطوات كبرى أو تغييرات شاملة.

اصل كلمة كايزن

يأتي اصل كلمة كايزن من اجتماع كلمتين يابانيتين هما كاي kai ومعناها: التغيير .و زِن zen ومعناها الجيد. أي ان المقصود بالكايزن هو التغيير الجيد. وقد تم تقديم الفلسفة اليابانية للعالم الخارجي لأول مرة من قبل شركة تويوتا في الثمانينيات. ومنذ ذلك الوقت، أصبحت تتبناها آلاف الشركات حول العالم.

اقرأ المزيد عن شركة تويوتا اليابانية.

سر نجاح الكايزن

إن التغييرات الكبيرة الجذرية، تولد عن الأشخاص المخاوف. وهذه الخوف علمياً ينتج بسبب استجابة الجزء الأوسط من دماغ الإنسان للكر والفر. وهذا الشعور بالخوف يجعل المهمة صعبة. مما يضطر الإنسان للرجوع الى حالة الأمان التي كان يعيشها قبل التغيير الكبير. أما في حال القيام بخطوات صغيرة، فإنما يقوم الإنسان بخداع دماغه، فلا يشعر باستجابة الكر والفر.

كيف نطبق الكايزن؟

لكي تنجح في اتباع منهجية الكايزن في تحقيق الأهداف، قم باتباع اأمور التالية:

• ابتعد عن الأسئلة الكبيرة الشاملة التي تشعر الدماغ بالخوف، واسأل نفسك الأسئلة الصغيرة البسيطة.

على سبيل المثال:

لا تسأل نفسك: “كيف أقوم بجذب ملايين الدولارات من الاستثمارات للشركة التي اعمل بها؟”

بل اسأل نفسك: “ما هي أصغر خطوة ممكنة حتى اكون أكثر فاعلية في عملي؟”

• ابدأ بالقيام بالخطوات والأفعال الصغيرة. فهذه الأمور الصغيرة التي تنجزها -مهما بدت تافهة أو غير مفيدة- فإنما هي جوهر الكايزن، وهي الطريقة المستدامة والمضمونة للتغيير.
• عدم تجاهل المشاكل الصغيرة اليومية، والتي تعتبر إشارات تحذيرية، وذلك حتى لا تتراكم فيصعب حلها.
• تقديم المكافآت الصغيرة. على اعتبارها أسلوب تحفيزي والتشجيع على القيام بالمزيد من الإنجازات. سواء كان لنفسك أو لمن يعمل في فريق عمل لديك في حال كنت إدارياً. فالمكافآت الصغيرة والاحتفاء بإنجاز الخطوات الصغيرة، تعتبر أحد أشكال التقدير والشكر.

ما هي فوائد الكايزن

عند تنفيذ مبدأ الكايزن للتطوير بشكل صحيح في مؤسسة العمل، يمكن أن ينتج عنها تأثيرات إيجابية، وفورية تقريبًا فتحصل على نتائج جيدة ومرضية. النهائية. وفيما يلي ذكر لمجموعة متنوعة من الآثار الإيجابية والفوائد الناتجة عن اتباع منهجية كايزن في التحسين المستمر:

تعزيز فكرة العمل الجماعي

العمل الجماعي يؤدي إلى حل المشكلات معًا كفريق. فتقوى الروابط بين الموظفين. مما يمنحهم منظورًا جديدًا وشعورًا بالانتماء. حيث يتم مشورة الجميع، والنظر في أفكارهم والعمل عليها. كذلك التعاون الوظيفي بين الإدارات المختلفة، يعزز رابطة المنظمة بأكملها.

تحسين المهارات القيادية

لدى جميع فرق العمل التي تتبع منهجية كايزن قائد مسؤول عن تنظيم وتنسيق وتنفيذ الأعمال. وإحدى مهمات هذا القائد هي التأكد من أن جميع أعضاء الفريق يؤدون أدوارهم ويحرزون تقدم.

 القضاء على النفايات

مصطلح ياباني آخر مرتبط بالكايزن هو المودا (بالإنجليزية: Muda) أي النفايات. ويهتم كايزن جداً بتقليل النفايات من خلال القضاء على ظاهرة الإفراط في الإنتاج، وتحسين الجودة، وتقليل الأنشطة غير الضرورية. مما يؤدي الى تقليل التكاليف وزيادة الأرباح.

اقرأ المزيد عن أهمية إعادة تدوير النفايات للشركات والمؤسسات

زيادة كفاءة العمل

على سبيل المثال، إن البحث المستمر عن طرق للحد من النفايات في المؤسسة، يضمن الكفاءة في جميع الإدارات.

رضا الموظفين

في الحقيقة، يؤثر رضا الموظفين وإحساسهم بأهمية قيمتهم بالنسبة للمؤسسة بشكل كبير على الإنتاجية وجودة العمل. وعندها يتمكن الموظفون من المساهمة والإبداع في عملية تحسين العمليات التي تؤثر عليهم مباشرة، فتدخل المزيد من التحسينات على الجودة في المستقبل.

تحسين ظروف العمل من ناحية السلامة العامة

إن اتباع منهجية التطوير المستمر تضمن تقليل فرص وقوع الحوادث في مكان العمل. حيث يضمن اتباع الكايزن أن تكون مساحات العمل نظيفة ومنظمة، مما يقلل من مخاطر الحوادث. كما أن تحسين السلامة له تأثير إيجابي على الإنتاجية. فلا يضطر الموظفون إلى القلق بشأن سلامتهم. وينتقل تركيزهم بالكامل  على أداء أعمالهم عملهم.

برنامج الكايزن

برنامج الكايزن أو برامج كايزن هي أدوات مصممة لتسهيل تنفيذ مبادئ الـ Kaizen داخل المؤسسات والشركات والمنظمات. تساعد هذه البرامج على تبسيط العمليات وتحديد مجالات التحسين وتعزيز الابتكار المستمر. فيما يلي بعض البرامج الشائعة لتطبيق الكايزن:

• لين كيت (LeanKit): هو برنامج حاسوب مصمم لإدارة المشاريع والتعاون بين الأفراد على شبكة الإنترنت. يسمح لفرق العمل على تصور وإدارة عملهم بواسطة لوحات كان بان (Kanban). ويعتبر منصة مرنة للشركات التي تتبع منهجيتي Lean و أجايل Agile.
• كاي نيكزس (KaiNexus): هي منصة برمجية قائمة على السحابة الإلكترونية. توفر أدوات لمساعدة العاملين في المؤسسة على توليد أفكار التحسين وتحديد أولوياتها وتنفيذها. بهدف إحداث تغيير إيجابي في جميع مجالات العمل.
•  اي نيكزس (i-nexus): يوفر للمؤسسات منصة لتنفيذ الاستراتيجيات ليجعلها توائم أهدافها وتتبع أدائها. وهو يعزز ثقافة المساءلة والشفافية والتنفيذ الموجه نحو النتائج.

تعرف على مهجية اجايل في ادارة المشاريع