ماهو مخطط جانت

يُعتبر مخطط جانت بالإنجليزية: (Gantt Chart) أحد الأدوات المهمة الأكثر شيوعًا واستخدامًا في عالم إدارة المشاريع اليوم. يساعد مخطط غانت على تنظيم المهام، وتحديد الجداول الزمنية، وتخطيط الموارد بفعالية. ويِعتقد أن فهم كيفية استخدام مخطط جانت أمرًا أساسياً وبالغ الأهمية لأي شخص يعمل في مجال إدارة المشاريع.

تعريف مخطط جانت

مخطط جانت هو أداة تخطيط تُستخدم لعرض جدول زمني لمشروع معين. يُظهر مخطط جانت المهام المختلفة المطلوب تنفيذها، والعلاقات بينها، والمدة المتوقعة لإكمال كل مهمة منها. كما يتيح مخطط جانت لأعضاء فريق إدارة المشروع رؤية شاملة لجدولة المشروع وتنظيمه بكفاءة.

ماذا يوفر مخطط جانت؟

• جدول زمني بصري لمهام المشروع.
• التبعيات والعلاقات بين نشاطات المشروع.
• تتبع التقدم المشروع.
• إدارة الموارد للمشروع.
• المرونة وإمكانية التخصيص.
• تخطيط المشاريع وتحسينها على النحو الأمثل.
• التواصل والتعاون.

طريقة عمل مخطط جانت

إن إنشاء مخطط Gantt بسيطًا بالنسبة لطرق التخطيط الأخرى، خاصة بمساعدة برامج حاسوبية مثل Microsoft Excel أو Google Sheets أو برامج إدارة المشاريع. إليك دليل خطوة بخطوة طريقة إنشاء مخطط غانت:

1. حدد جميع المهام المطلوبة لإكمال مشروعك. وتأكد من أنها مهام قابلة للقياس وقابلة للتحقيق ولها أزمنة معينة. أي ينطبق عليها مصطلح الأهداف الذكية (specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound: SMART).
2. تحديد الفترات الزمنية اللازمة لإنجاز كل مرحلة/ مهمة، ويمكن تقديرها بالأيام أو الأسابيع أو الأشهر. وضع في اعتبارك التبعية بين المهام. فقد تحتاج بعض المهام إلى الانتهاء قبل أن تتمكن من البدء بإنجاز مهام أخرى.
3. باستخدام برنامج حاسوب مثل Microsoft Excel أو Google Sheets، أنشئ جدول بيانات وقم بتسمية الأعمدة كما يلي: (المهمة، تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، المدة الزمنية).
4. في الجدول، أدرج كل اسم كل مهمة في عمود المهام. ثم أدخل تواريخ البدء والانتهاء لكل عنصر في عمود تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. والمدد الزمنية اللازمة للانتهاء من كل منها.
5. يمكنك أن تختار ترميز الألوان أو تنسيق الخلايا لجعل المخطط أكثر فهماً وجاذبية بصريًا.
6. قم بالمراجعة والتحقق من دقة مخطط Gantt، وتأكد من تمثيل الفترات الزمنية للمهمات وتبعياتها بشكل صحيح.
7. قم بإجراء أي تعديلات ضرورية على أساس التغييرات في خطة المشروع.

اقرأ مقال عن قياس مؤشرات الأداء

شرح مخطط جانت

يعتمد مخطط جانت على استخدام مخطط الشبكة الزمنية ( Program Evaluation Review Technique: PERT)، وهو أسلوب لتقدير وتحديد المدة المتوقعة لإكمال وإنجاز كل مهمة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخصيص مخطط جانت لعرض التقدم في المشروع بشكل دوري، مما يساعد على تحقيق الأهداف بفعالية.

ما هي فوائد مخطط جانت؟

عيوب مخطط جانت

بالرغم من أن كون مخطط جانت أداة قيمة لإدارة المشاريع إلا أن لديه عيوب تحتاج إلى النظر فيها. من بين العيوب الشائعة لمخطط جانت هو أنه قد يكون معقدًا للمبتدئين، وقد يتطلب تعلم العديد من المفاهيم والأدوات قبل استخدامه بكفاءة. فيما يلي بعض العيوب التي تم تحديدها من قبل الخبراء:

• الإدارة المحدودة للموارد: غالبًا ما تفتقر مخططات غانت إلى ميزات تخصيص الموارد بشكل تفصيلي. مما يصعب إدارة الموارد بكفاءة، خاصة في المشاريع المعقدة ذات الأنشطة الكثيرة والتبعيات المتعددة.
• صعوبة التعامل مع التبعيات: يمكن أن يكون التعامل مع التبعيات بين المهام مرهقًا في مخططات غانت. خاصة عند التعامل مع هياكل المشاريع المعقدة أو التغييرات في تسلسل المهام والأنشطة.
• الطبيعة غير المرنة للمخطط: مخططات جانت غير مرنة وثابتة نسبيًا، ويصعب تعديلها عند حدوث التغييرات. فعندما تحدث تغييرات ويتطلب الأمر إجراء تعديلات -مثل التأخير أو إعادة ترتيب المهام- فيمكن أن يستغرق تحديث البيانات وقتًا طويلاً. مما يؤدي إلى عدم الدقة إذا لم يتم ذلك في الوقت اللازم.
• التعقيدات في المشاريع الكبيرة: إذا استخدمت مخططات غانت في إدارة المشاريع الكبيرة واسعة النطاق، ذات المهام والتبعيات العديدة، تسوء الأمور وتتعقد ويصعب تفسيرها، حيث يصبح التمثيل المرئي أو البصري للمخطط مزعجاً وغير منظماً بسبب ازدحام الأنشطة.
•  الافتقار للتواصل الفعال: تقدم مخططات Gantt نظرة عامة مرئية على الجداول الزمنية للمشروع. إلا أنها لا تحقيق التواصل البشري الفعال بين أعضاء الفريق أو أصحاب العمل أو العملاء، مما يؤدي إلى شيوع سوء الفهم في أمور تخص تقدم المشروع.

عيوب مخطط جانت الأقل شيوعاً

• انعدام القدرة على إدارة المخاطر: لا تعالج مخططات غانت مواضيع إدارة المخاطر للمشاريع. مثل تحديد المخاطر المحتملة، وتقييم تأثيرها، وتنفيذ استراتيجيات للتخفيف من حدتها.
• التركيز المفرط على الجداول الزمنية: تركز مخططات غرانت في أولويتها على الجداول الزمنية وجدولة المهام بشكل أساسي ، مما قد يقلل من التركيز على أمور هامة مثل الميزانية ومراقبة الجودة للمشاريع.
• غير مناسب لمشاريع أجايل: لا تتماشى مخططات غانت بشكل جيد مع منهجيات إدارة المشاريع الرشيقة (أجايل)، والتي تعطي الأولوية للمرونة والتطوير المستمر والمتكرر والاستجابة السريعة للتغيرات.

اقرأ المزيد عن منهجية أجايل لإدارة المشاريع

أمثلة على مخطط جانت

يمكن أن توضح الأمثلة العملية لمخطط جانت كيفية تطبيقه في المشاريع الحقيقية. على سبيل المثال، يمكن استخدام مخطط جانت لتحديد جدول زمني لإطلاق منتج جديد، أو لتنظيم حدث كبير، أو حتى لإدارة مشروع بناء منزل. بتطبيق مخطط جانت بشكل صحيح، يمكن تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.

على سبيل المثال: إذا أردت استخدام مخطط Gantt لجدولة الأنشطة الخاصة بفتح محل تجاري جديد، فيمكن تحديد المهام بشكل أولي كما يلي:

• بحث وتحليل السوق (2 أسابيع).
• اجراءات التمويل (4 أسابيع).
• اختيار عقار مناسب واستئجاره أو شراؤه (3 أسابيع).
• التصميم الداخلي للمكان (6 أسابيع).
• شراء المعدات والمخزون (4 أسابيع).
• إتمام عمليات التوظيف والتدريب (5 أسابيع).
• التسويق والترويج للمحل (8 أسابيع).
• الافتتاح المبدئي أو التجريبي Soft Opening (أسبوع واحد).
• حدث الافتتاح الكبير (يوم واحد).

باستخدام مخطط جرانت، ينتج لدينا الجدول التالي:

في الجدول السابق تم سرد المهام بترتيب متسلسل من الناحية الزمنية. وقِدرت مدة إنجاز كل مهمة منها بالأسابيع. وبناء عليه، تحسب مواعيد البدء والنهاية لكل مرحلة، إضافة إلى تاريخ بدء المشروع. وانتبه الى أن التبعيات بين المهام ضمنية في التسلسل الذي تم إدراجها فيه. على سبيل المثال، لا يمكن أن البدء في عمليات التسويق قبل إتمام عمليات تعيين وتدريب الموظفين.

لماذا سمي مخطط جانت بهذا الاسم

سمي مخطط جانت بهذا الاسم نسبة إلى هنري لورانس غانت (Henry Laurence Gantt) الذي عاش في الفترة (1861-1919). وهو مهندس ميكانيكي أمريكي ومستشار إداري ومستشار صناعي. اشتهر بتطوير مخطط Gantt ليكون أداة بصرية تستخدم في إدارة المشاريع لتوضيح جداول المشاريع.