العناوين
تعريف الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي هو الأداة الرسمية، أو الآلية الرسمية، التي تتمكن الشركات من خلالها من تحديد مواقع السلطة والمسؤولية. وتعريف الرؤساء والمرؤوسين، وتمثيل علاقتهم ببعض، وطريقة التواصل بينهم.
ويتم رسم الهيكل التنظيمي للشركة قبل الشروع في الأعمال فيها. وتكمن أهميته في أنه يكشف التسلسل الإداري للسلطة لجميع الموظفين العاملين في الشركة، من أعلى وظيفة في الشركة، إلى أدنى وظيفة في الشركة.
ما هي خطوات بناء هيكل تنظيمي للشركات؟
يلزم لعملية بناء الهيكل التنظيمي للمؤسسات والشركات القيام بالخطوات التالية:
- تحديد الهدف الاستراتيجي للمؤسسة أو الشركة.
- إعداد ملف تحديد المهام (بالإنجليزية: Tasks) التي يجب العمل بها من أجل الوصول إلى ذلك الهدف الاستراتيجي.
- جمع المهام التي حددت في الخطوة السابقة، وتقسيمها إلى مجموعات رئيسية بحسب توافق المهام فيها. مثل تجميع مهام المبيعات وإدراجها تحت قسم المبيعات، وتجميع مهام الإنتاج وإدراجها تحت قسم الإنتاج، وهكذا.
- تحديد مهام كل قسم على حدة.
- ربط الأقسام ذات المهام المختلفة بعلاقات تنظيمية آخذين في عين الاعتبار السلطة و التدرج الوظيفي والمسؤوليات والتفويضات وعمليات الإشراف.
هل الهيكل التنظيمي ثابت أم متغير؟
في العادة يتم مراجعة الهيكل التنظيمي مرة في كل سنة، من بعد أن تقوم الشركة بالانتهاء من تحديد الموازنة الخاصة لها. أما في حالات الشركات الناشئة، وحالات الطوارىء، فمن الممكن أن تقوم إدارة الشركة بتعديل هيكلها التنظيمي فيها أكثر من مرة بما يتناسب مع مصالح الشركة، ومع الأقسام المستحدثة، والوظائف الجديدة وتعيين الموظفين الجدد.
العوامل التي تتحكم بإعداد هيكل تنظيمي للشركات
يعتمد إعداد الهيكل على عدة عوامل نذكر منها:
- حجم الشركة
- عدد الموظفين العاملين في الشركة.
- نوعية وعدد الأقسام التابعة لكل إدارة.
- نوعية المنتج أو الخدمة التي تقدمها الشركات. فالمصنع يختلف في تقديم خدماته عن الشركة التجارية.
- الانتشار الجغرافي للشركة وفروعها.
ما هي الأشكال المختلفة للهيكل التنظيمي؟
هناك أمثلة عدة على الهياكل، منها ما هو:
يعتمد على التوزيع الجغرافي: فتكون الإدارة العليا في أعلى الهيكل، ويتفرع منها إدارات لأفرع الشركة موزعة حسب المناطق الجغرافية.
يعتمد على أساس المنتج: فتكون الإدارة العليا في أعلى الهيكل، ويتفرع منها على سبيل المثال إدارة منتج مواد العناية بالشعر، وإدارة منتج الملابس، وإدارة منتج الحقائب، وهكذا.
يعتمد على أساس الوظائف والإدارات: فتكون الإدارة العليا في أعلى الهيكل، ويتفرع منها إدارة المبيعات، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق.
