ما هي قاعدة بيانات الموظفين؟

تعرف قاعدة بيانات الموظفين (بالإنجليزية: staff database) على أنها مجموعة من البيانات المنظمة عن الموظفين والعاملين داخل المنظمة أو الشركة أو المؤسسة. وفيها يتم تخزين المعلومات مركزياً. وتشمل التفاصيل الشخصية والمعلومات المتعلقة بالوظيفة والسجلات الأخرى للموظف. ويهتم قسم الموارد البشرية (HR) بها، لأنها تتيح لهم تتبع المعلومات المتعلقة بالموظفين وتحليلها والإبلاغ عنها بكفاءة.

دور قسم الموارد البشرية في تسهيل الأعمال

كيف يتم إنشاء قاعدة بيانات الموظفين؟

يتطلب إنشاء قاعدة بيانات للموظفين الجاهزة للاستخدام من الصفر معلومات محددة ومخصصة لتلبية احتياجات المؤسسة أو الشركة. ويمكنني إرشادك في خطوات متسلسلة عملية إنشاء قاعدة بيانات أساسية للموظفين باستخدام برنامج Microsoft Excel أو Google Sheets أو أية أداة جدولة بيانات أخرى.

هل تود تعلم طريقة تجهيز جدول نظام الشفتات في العمل للموظفين؟

خطوات إنشاء قاعدة بيانات للموظفين في Excel أو Google Sheets

للبدء بإنشاء قاعدة بيانات للموظفين اتبع الخطوات التالية:

• افتح برنامج Excel أو برنامج Google Sheets.
• افتح صفحة جدول بيانات فارغ جديدة.
• أنشئ رؤوس الأعمدة.
• في الصف الأول أدرج عنوان رؤوس الأعمدة(Header) للبدء بهيكلة البيانات بحيث يحتوي على الأمور التالية:

1. الرقم الوظيفي وهو رقم فريد لكل موظف.
2. الاسم الأول للموظف.
3. الاسم الأخير أو اسم العائلة.
4. المسمى الوظيفي أو دور الموظف.
5. القسم الذي يعمل فيه الموظف.
6. عنوان البريد الإلكتروني الخاص بعمل الموظف.
7. رقم الاتصال بالموظف.
8. تاريخ تعيين الموظف.
9. راتب الموظف.
10. الوضع الوظيفي (مثلاً نشط حالياً، أو في إجازة، تم انهاء التعاقد).

• املأ البيانات وأدخل المعلومات لكل موظف تحت عناوين الأعمدة المناسبة.
• نسق جدول البيانات واضبط عرض الأعمدة لتقرأ بوضوح.
• ضع المرشحات أو الفلترات على كل رأس عمود لتسهيل فرز البيانات وتصفيتها بسهولة.
• تأكد من أن المعلومات الحساسة والخاصة، مثل الرواتب، يتم التعامل معها بعناية. استخدم كلمة مرور أو ميزات حناي الوصول المقيدة إذا لزم الأمر.

تعرف على طرق تحديد السلم الوظيفي وما يقابله من أجور

مثال على قاعدة بيانات الموظفين

فيما يلي على قاعدة بيانات أساسية الموظفين:

ويمكنك تنزيل جدول قاعدة بيانات موظفين جاهزة ومجانية من هنا:

من المسؤول عن اعداد الوصف الوظيفي؟

تقع مسؤولية إعداد توصيف الوظائف عادةً على عاتق مختلف الإداريين وأصحاب العمل داخل المؤسسة أو الشركة، اعتمادًا على هيكلها وحجمها. وفيما يلي تفصيل لمن يشارك عادة في العملية:

قسم الموارد البشرية

في معظم الشركات، تكون إدارة الموارد البشرية مسؤولة في المقام الأول عن إعداد وصياغة توصيفات الوظائف. وهي تكفل الامتثال للمتطلبات القانونية، وتعكس بدقة أدوار ومسؤوليات كل وظيفة. ويتعاون قسم الموارد البشرية في ذلك مع مديري الإدارات والمشرفين عليها لجمع معلومات مفصلة عن الواجبات والمتطلبات الوظيفية لكل قسم.

ما هي اسئلة المقابلات للتوظيف في قسم الموارد البشرية؟

مدراء ومشرفي الأقسام

المدخلات التفصيلية: يقدم مديرو الإدارات والمشرفين عليها معلومات محددة عن الواجبات الوظيفية، ومسؤوليات الموظف، والمهارات المطلوبة منه، والمؤهلات للوظائف داخل أقسامهم. وهم يعرّفون الأدوار ويحددون المهام اليومية وتوقعات الأداء، مما يضمن توافق الوصف الوظيفي مع الاحتياجات التشغيلية لقسمهم.

خبراء تحليل الوظائف

هم متواجدون في المنظمات الأكبر حجماً. حيث يشارك أخصائيون أو استشاريون في تحليل الوظائف المختلفة. ولديهم خبرات في تقييم وتحديد الأدوار الوظيفية، وإجراء تحليلات الوظائف، وضمان أن تكون الأوصاف دقيقة. ويستخدمون في ذلك منهجيات مختلفة، مثل المقابلات والاستبيانات والملاحظات وغيرها، لجمع معلومات شاملة حول الوظيفة.

المستشارون القانونيون

يقوم هؤلاء الأفراد بتولي مهمة مراجعة توصيفات الوظائف لضمان امتثالها لقوانين التوظيف في الدولة. مثل تلك المتعلقة بتكافؤ فرص العمل، ومعايير العمل العادلة، والسلامة المهنية. كما أنهم يساهمون في تحديد المخاطر القانونية المحتملة والمرتبطة بتوصيف الوظائف والتخفيف من حدتها.

تعرف على مشاكل المرأة العاملة في هذا المقال

الموظفين الذين يشغلون المنصب حاليًا

يمكن الاستعانة برؤى مباشرة وقيمة من الموظفين الذين يؤدون الوظيفة حاليًا حول المهام اليومية والتحديات والمهارات اللازمة لهذا الدور الوظيفي. ويمكن أن تساعد ملاحظاتهم في ضمان دقة الوصف الوظيفي.

تعلم طريقة حساب قيمة الراتب الأساسي مع البدلات