ما هو الـ Document Controller بالعربي

ما هي وظيفة Document Controller بالعربي

يقصد بـ Document Controller بالعربي هي وظيفة مراقبة الوثائق والمستندات في الشركات والمؤسسات. حيث يقوم صاحب الوظيفة بمهمة تنظيمية وإدارية مهمة للغاية تهدف إلى ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.

مهام Document Controller

تشمل مهام مراقب المستندات إدخال البيانات وتحديثها بانتظام. وتنظيم وتصنيف المستندات. ومراقبة جودة الوثائق. وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية في الشركة. وفيما يلي بعض المسؤوليات الرئيسية لمراقب الوثائق:

• إدارة الوثائق والمستندات: تنظيم وتصنيف الوثائق الإلكترونية والورقية باستخدام أنظمة إدارة الوثائق والإيداع (بالإنجليزية: Document Management Systems: DMS). كذلك ضمان النسخ السليم وتسمية الملفات وتنظيمها لتسهيل استرجاع البيانات والوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر.
• عمليات تدقيق الوثائق: وضع وتنفيذ عمليات وإجراءات تدقيق وفحص الوثائق لضمان الاتساق والكفاءة والامتثال للسياسات والمعايير التنظيمية. وقد يشمل ذلك إعداد الوثائق، واستعراضها، والموافقة عليها، وتوزيعها، وحفظها.
• ضمان الجودة: يقوم الموظف بتفحص جودة الوثائق والتحقق من إجراءات تصديقها. والتأكد من أنها تفي بالمتطلبات والمعايير والمبادئ التوجيهية التنظيمية المحددة من قبل إدارة الشركة أو المنظمة.
• تتبع الوثائق: تعقّب ورصد حالة سير الوثائق وتقدمها طوال حركة انتقالها. منذ إنشائها وحتى حفظها في الملف الخاص بها. والتأكد من تطابق إنجازها مع الجداول الزمنية المحددة لإتمام عملية الموافقة عليها وإتمامها قبل المواعيد النهائية لتسليمها.
  
• توزيع الوثائق واسترجاعها: من والى مستخدميها على حسب حاجتهم لها لإنجاز أعمالهم. وتوفير أذونات الوصول للوثائق السرية عند اللزوم، مع ضمان أمن المعلومات الحساسة.
• التعاون مع مسؤولي مراجعة الحسابات والتفتيش: المساعدة في عمليات المراجعة الداخلية والخارجية وعمليات التفتيش والامور المرتبطة بإجراءات الوثائق القانونية. وتقديم المستندات والأدلة لإثبات الامتثال للمتطلبات والمعايير التنظيمية.

في هذا المقال، تعرف على أنواع الآيزو 

كورس مراقبة الوثائق

لتعلم مهارات مراقبة الوثائق بشكل متخصص، يمكن الاستفادة من الدورات التدريبية المتخصصة في مجال إدارة المستندات ومراقبة الوثائق. وعادة ما تغطي دورة مراقبة الوثائق مجموعة من المواضيع المتعلقة بإدارة الوثائق داخل الشركات. يمكن أن تختلف هذه الموضوعات حسب المسار المحدد واحتياجات الصناعة، ولكنها تشمل بشكل عام الجوانب التالية:

• مقدمة عن مراقبة الوثائق: فيها تغطية شاملة لأساسيات مراقبة الوثائق وأهميتها ودورها داخل المؤسسات والشركات.
• عمليات التحكم في الوثائق:  مثل فهم دورة حياة الوثيقة، منذ الإنشاء وحتى الحفظ أو الإتلاف، وكذلك العمليات التي ينطوي عليها التحكم في الوثائق مثل استعراضها ونسخها والموافقة عليها وتوزيع ووضعها في ملفات الحفظ والأرشفة.
  
• نظم إدارة الوثائق: التدريب على كيفية استخدام برامج إدارة الوثائق (DMS) بشكل فعال، وتعديل الإصدارات وإجراء البحث عنها والوصول إلى الوثائق المحفوظة.
• الامتثال للأنظمة: فهم القوانين والمعايير ذات العلاقة المتعلقة بإدارة الوثائق في مجالات محددة على حسب تخصصها.
• نظم إدارة الجودة: دمج مراقبة الوثائق مع عمليات إدارة الجودة (QMS: Quality Management System). بما في ذلك إجراءات مراجعة الحسابات وعمليات التفتيش والتحسين المستمر.
• حفظ الوثائق في السجلات: تعلم أفضل الطرق للاحتفاظ بسجلات دقيقة ومتوافقة. بما في ذلك إدراج قوائم جداول الوثائق وإجراءات التخلص من الوثائق التي يتوجب اتلافها.
• تحديد أدوار مسؤول مراقبة الوثائق: توضيح مسؤوليات الموظفين المشاركين في مراقبة الوثائق، بما في ذلك مالكو الوثائق والموافقون عليها والمدراء.
• إجراء التعديلات: إجراءات التغييرات في الوثائق، وتقييم أثر التغيرات، وتوثيقها.
• التدريب والتوعية: ضمان تدريب الموظفين على عمليات مراقبة الوثائق لضمان كفاءة العمل.
• سرية الوثائق: ضمان سرية وأمن الوثائق وسلامتها وتوفرها من خلال تدابير أمنية مناسبة، بما في ذلك ضوابط الدخول والتشفير.

اماكن كورسات Document Control

تقدم عدة مراكز تدريبية في الدول العربية دورات متخصصة  لتزويد المهنيين بالمهارات اللازمة في الـ Document Control. وفيما يلي قائمة لبعض الدورات المتاحة في المنطقة:

• المملكة العربية السعودية: تقدم أكاديمية ليرنرز بوينت (Learners Point Academy) تدريبا يغطي الجوانب الأساسية لمراقبة الوثائق وإدارة البيانات بإشراف خبراء في المجال.
• دولة قطر: يوفر معهد اكسلنس (Excellence Training Centre Qatar) دورة شاملة لإدارة مراقبة الوثائق وتدريباً عملياً. ويحصل المتدربون فيه على شهادات محلية ودولية.
• الامارات العربية: يقدم معهد زعبيل (Zabeel International Institute of Management and Technology) في دبي دورة تدريبية عملية وشاملة وتفاعلية لمراقب الوثائق. وخريج هذه الدورة سيكون قادراً -عند انهاء تدريبه- على إنشاء برامج مخصصة لإدارة الوثائق.

وظائف Document Controller

تتوفر العديد من الفرص الوظيفية لمراقبي المستندات في مختلف القطاعات مثل الإنشاءات والهندسة والصناعة والخدمات اللوجستية. وفيما يلي القطاعات الأكثر حاجة لتوظيف مراقب وإداري الوثائق:

• قطاع البناء والإنشاءات والهندسة.
• صناعات النفط والغاز.
• مؤسسات الرعاية الصحية.
• الطيران والدفاع الجوي.
• تكنولوجيا المعلومات.
• الأدوية والتكنولوجيا الحيوية.
• الجهات الحكومية.
• قطاع التمويل والأعمال المصرفية.
• المصانع وخطوط الإنتاج.

مصطلحات Document Controller

يوجد العديد من المصطلحات الفنية المستخدمة في مجال مراقبة الوثائق مثل EDMS و EIM والتي تشير إلى أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية:

• الوثيقة: هي أي معلومات مسجلة، بغض النظر عن شكلها أو خصائصها، يتم إنشاؤها والاحتفاظ بها من قبل منظمة أو مؤسسة أو شركة أو فرد.
• مراقبة الوثائق: عملية إدارة الوثائق، بما في ذلك إنشائها ومراجعتها والموافقة عليها وتوزيعها والاحتفاظ بها.
• نظام إدارة الوثائق (DMS): هي البرمجيات أو الأنظمة المستخدمة لتخزين الوثائق والسجلات الإلكترونية وإدارتها وتتبعها.
• النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق (Electronic Document Management System EDMS): هو البرنامج الحاسوبي الذي يخزن الوثائق وينظمها ويديرها على شكل ملفات إلكترونية للمؤسسة. مثل الملفات القانونية والتقارير المالية التي تم مسحها ضوئيًا.
• إدارة المعلومات في المؤسسة (EIM: Enterprise information management): هي عمليات تحسين البيانات وتخزينها ومعالجتها داخل المؤسسة من خلال ذكاء الأعمال أو التحليلات أو إدارة المحتوى.

كم راتب مراقب وثائق

يتفاوت راتب مراقب المستندات حسب مستوى الخبرة والمسؤوليات المحددة للدور والمؤهلات والقطاع الذي يعمل فيه، ولكن يمكن أن تكون الرواتب جذابة لهذا الدور الحيوي.

كما يمكنها أن تختلف في المنطقة العربية حسب عوامل أخرى مثل طبيعة البلد اقتصادياً. ومع ذلك، لتقديم فكرة عامة، فإن نطاق رواتب مراقبي الوثائق في المنطقة العربية يتراوح عادة ما بين 800 دولار و 3000 دولار شهريًا.

ففي البلدان ذات تكاليف المعيشة المرتفعة أو في القطاعات التي يرتفع فيها الطلب على مراقبي الوثائق، قد تكون الرواتب في الطرف الأعلى من هذا النطاق. بالإضافة إلى ذلك، قد يحصل مراقبو الوثائق ذوي الخبرة والمهارات المتخصصة أو الشهادات على رواتب أعلى.

ما هي المهارات الأساسية اللازمة للنجاح في وظيفة مراقب المستندات؟

من بين المهارات الأساسية الضرورية لمراقب المستندات: التنظيم، الاتقان، مهارات التواصل الجيدة، القدرة على العمل تحت الضغط، والمرونة في التعامل مع التحديات:

• سرعة البديهة والانتباه الى التفاصيل: يجب أن يكون مراقب المستندات حريص على التقاط التفاصيل لضمان الدقة في إدارة الوثائق، للحفاظ على سلامة البيانات وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية.
• المهارات التنظيمية: إن المهارات التنظيمية ضرورية ليتمكن الموظف من إدارة كميات كبيرة من الوثائق بكفاءة. فصفة التنظيم تسهل عليه عملية تصنيف المستندات وختمها وتخزينها بطريقة منهجية ومنظمة مما يضمن سهولة استرجاعها والعودة اليها عند الحاجة.
• إدارة الوقت: تعتبر المهارات الفعالة لإدارة الوقت ضرورية لتحديد أولويات المهام، والالتزام بالمواعيد النهائية للتسليم، وضمان تجهيز الوثائق في الوقت المناسب. خاصة إذا كان الموظف يتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.
• مهارات التواصل: إن مهارات الاتصال الجيدة تسهل عمليات المتابعة مع مختلف الأطراف، بما في ذلك أعضاء الفريق والمدراء والشركاء والزملاء وأصحاب العمل. فموظف مراقب الوثائق ينبغي أن يتواصل مع الآخرين بشكل واضح وفعال لنقل المعلومات بدقة ومعالجة الاستفسارات وحل المسائل المختصة بالوثائق.
• الكفاءة التقنية: هي الكفاءة في استخدام البرمجيات وأدوات إدارة الوثائق. مثل برامج إنشاء الجداول الإلكترونية وبرامج ارسال البريد الإلكتروني وغيرها.
• مهارة حل المشكلات: يجب أن يمتلك مهارات مميزة في حل المشكلات، لمعالجة القضايا المتعلقة بإدارة المستندات، مثل الوثائق المفقودة أو التناقضات أو المشكلات الفنية المتعلقة بنظام إدارة الوثائق.

انظمة ادارة الوثائق الاكترونية

تسهل برامج إدارة المستندات عملية حفظ واسترجاع الوثائق الإلكترونية بكفاءة عالية، وتضمن الحفاظ على البيانات بشكل أمن ومنظم. ومن أشهر هذه البرامج التي تسهل وظيفة Document Controller:

• برنامج Microsoft SharePoint: هي منصة تستخدم على نطاق واسع لإدارة الوثائق والتعاون داخل الشركات والمؤسسات. تسمح بتخزين الوثائق والتحكم في إصداراتها وأتمتة سير العمل. وهي تتكامل مع برامج Microsoft Office الأخرى.
• برنامج Documentum: تملكه شركة OpenText. تخدم المستخدم في مجال إدارة محتوى الشركة. وتوفر خاصية التحكم في المستندات والوثائق وإدارة السجلات.
• موقع IBM FileNet: يوفر إدارة المستندات ومراقبة سير العمل وميزات أخرى. وغالبًا ما يتم استخدامه في القطاعات ذات متطلبات التحكم في الوثائق المعقدة، مثل الرعاية الصحية والتمويل.
  
• مجموعة OpenText Content Suite: تتميز باستخدامها من قبل المنظمات من جميع الأحجام لإدارة وثائقها ومحتواها المتميز.
• برنامج M-Files: يعتمد على البيانات الوصفية لتنظيم وإدارة الوثائق بناءً على محتواها. 
• موقع Google Workspace: كان اسمه سابقًا G Suite. وهو يتضمن Google Workspace Google Drive. ويوفر ميزات أساسية لإدارة الوثائق مثل تخزين الملفات والمشاركة مع الأفراد الآخرين. وعلى الرغم من أنها ليست بقوة البرامج السابقة، إلا أن Google Drive يحظى بشعبية لسهولة استخدامه وتكاملها مع أدوات Google الأخرى.
  

تعرف على معنى السحابة الإلكترونية ودورها في حفظ الوثائق

كيف تصبح مراقب مستندات؟

كي تصبح مراقب المستندات او Document Controller، تحتاج عادةً إلى الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها في بلدك، ومهارات تنظيم جيدة، وكفاءة في برامج إدارة المستندات المذكورة في الفقرة السابقة. ويمكن أيضا أن يساعدك اكتساب الخبرة في الإدارة وبالأخص إدارة المشاريع مفيدا لك. بالإضافة إلى الحصول على شهادات معتمدة في مجال مراقبة الوثائق للقطاعات المتخصصة.

نصائح عامة لموظف مراقب المستندات Document Controller

• طوّر مهاراتك التنظيمية واستخدم نظام ملفات للوثائق.
• تعرف على ما استجد من الأدوات الرئيسية لإدارة الوثائق مثل برامج الـ SharePoint أو الـ DocuWare أو Microsoft OneDrive.
• افهم سياسات الاحتفاظ بالوثائق الخاصة بالشركة والقوانين المتعلقة بحماية الوثائق الحساسة وتأمينها.
• احرص على التواصل مع الآخرين بوضوح.
• انتبه إلى التفاصيل. والتزم بمعايير الجودة قبل توزيع الوثائق أو تخزينها.
• تأكد من أن جميع الوثائق دقيقة ومنسقة بشكل صحيح.

ما الفرق بين منسق المشروع والـ Document Controller؟

والفرق الرئيسي بين منسق المشروع والـ Document Controller يكمن في طبيعتهما الوظيفية ومسؤولياتهما ومشاركتهما في إدارة المشاريع. وإليك الفروقات التفصيلية بينهما:

وظيفة منسق المشروع

منسق المشروع يساعد الإدارة على تنسيق أنشطة المشاريع لضمان تنفيذها بنجاح. وطبيعة مهامة إدارية وتنسيقية. ومسؤولياته هي:

• تقديم الدعم لمدير المشروع في التخطيط والجدولة الزمنية وإدارة الموارد.
• تنسيق مهام الموظفين والعاملين.
• إدارة الاجتماعات وضمان التكامل بين أقسام العمل.
• تتبع تقدم المشروع ومعالجة التأخيرات إن وجدت.
• إدارة الميزانيات المالية والتقارير والوثائق المتعلقة بتنفيذ المشروعات.

وظيفة Document Controller

الـ Document Controller يدير أمور المحافظة على وثائق المشاريع بشكل يضمان دقتها وأمنها. ومسؤولياته هي:

• استلام وثائق لمشاريع لتنظيمها وتوزيعها في مكانها المناسب.
• ضمان تطابق إجراءات مراقبة الوثائق مع معايير الصناعة مثل الأيزو (ISO) وضبط الجودة QA  وضمان الجودة (QC).
• التحكم في الصادر من الوثائق، والتأكد من وصول أحدث الوثائق الواردة إلى فرق العمل المعنيّة.
• المساعدة في مراجعة الحسابات عن طريق توفير وتقديم الوصولات والسندات.

تعرف على الفرق بين ضبط الجودة وضمان الجودة.

اسئلة انترفيو Document Controller

إذا كنت تستعد لمقابلة لوظيفة Document Controller أو مراقب الوثائق، فإليك بعض الأسئلة الشائعة التي أنصحك بتوقعها وتجهيز إجابات لها:

اسئلة عامة

• عرفنا عن نفسك وعن تجربتك السابقة في وظيفة Document Controller.
• لماذا تريد العمل في وظيفة Document Controller  في شركتنا بالتحديد؟
• ما الذي تعرفه عن الشركة / المنظمة وكيف تعتقد أن موظف الـ Document Controller يساهم في نجاحها؟
• ما هي أنظمة إدارة المستندات التي استخدمتها من قبل؟
• كيف تعطي أولوية للمهام، عند تلبية طلبات الإدارة الخاصة بمستندات متعددة؟

اسئلة فنية وتقنية

• ماهو دور الـ Document Controller في الشركة؟
• اشرح المراحل التي يمر فيها المستند من بداية إنشائه إلى أرشفته.
• أي البرامج التالية تتقن أكثر من غيره: Aconex أو EDMS أو SharePoint؟
• كيف تضمن التحكم في عمليات إصدار واستخراج المستندات؟
• ما عناصر التنظيم الجيد لإدارة الوثائق والمستندات؟
• ما هي أنواع المستندات التي كنت تديرها في أدوارك الوظيفية السابقة؟

أسئلة ظرفية وسلوكية

• أخبارني عن نفسك وتجربتك السابقة كـ Document Controller؟
• ما الذي يثير اهتمامك بشأن الدور الوظيفي لـ Document Controller؟
• صف موقفاً كان عليك فيه التعامل مع كمية كبيرة من المستندات مع الالتزام بموعد نهائي ضيق؟
• هل واجهت يومًا مشكلة في الوثائق المفقودة وكيف تعاملت مع الوضع؟
• كيف تتعامل مع الخلافات بين الإدارات المختلفة فيما يتعلق بالتعديلات على الوثائق؟
• ما هي البرامج التي استخدمتها كـ Document Controller؟ على سبيل المثال، Aconex و SharePoint و EDMS)؟
• هل اضطررت يوماً لتدريب شخص آخر على إدارة الوثائق؟
• ماذا تعرف عن شركتنا ولماذا تريد العمل معنا؟
• أين ترى نفسك بعد خمس سنوات في هذا المسار الوظيفي؟