العناوين
ما معنى جرد المستودعات؟
يشير مصطلح جرد المستودعات (بالإنجليزية: Warehouse Inventory) إلى عملية إحصاء عدد السلع أو المنتجات المخزنة في المستودعات او المخازن، وتتبعها وإدارتها وتسجيل كمياتها ووصف حالتها وموقعها ومراقبتها لضمان الدقة في توفر كمياتها وتقليل الأخطاء واتخاذ القرارات بشأن إعادة تخزين السلع والمنتجات أو توزيعها.
ما هي أنواع المخازن اللوجستية وأيها هو الأنسب لطبيعة أعمالك؟
ما هي خطوات جرد المستودعات؟
يتم جرد المستودعات من قبل مسؤول إدارة المخزون بطريقة منهجية لضمان التتبع الدقيق للعمليات، ومحاولة تجنب التناقضات في ما يدليه من معلومات. إليك فيما يلي الخطوات الرئيسية لجرد المستودعات بفعالية:
خطة الجرد
- التخطيط لجرد المخزون بدقة لتجنب تخزين الفائض من البضائع، وتحديد التوقعات بما قد ينقص، والترتيب لتوفير مساحة خزين كافية.
- وضع إجراءات تشغيل موحدة ومعيارية (SOPs: Standard Operating Procedures) للاستلام والتخزين وإعادة ترتيب البضائع والشحن وتقديم التقارير الدقيقة.
- اختيار نظام إدارة المخزون لتأمين توزيع البضائع في الوقت اللازم. أبرز هذه الأنظمة هي الباركود، أو رقاقات موجات الراديو اللاسلكية (RFID: Radio frequency Identification)، أو برنامج حاسوبية سحابية لإدارة المستودعات مثل (WMS: Oracle Warehouse Management Cloud).
من هو أول من اخترع جهاز الباركود؟
استلام وفحص البضائع
- التأكد من أن حمولة شحنات البضائع الواردة للمستودع مطابقة لأوامر شرائها من حيث كمياتها ومواصفاتها وجودة صلاحيتها وحالتها العامة.
- تسجيل الفواتير والإيصالات في نظام المخزون المعتمد من قبل الشركة.
- تعريف كل وحدة من وحدات البضاعة الواردة بباركود رموز شريطية خاص ومميز لتتبعها.
تنظيم المخزون
- إن تخزين البضائع بطريقة منظمة تعني تحديد أماكن تخزين محددة. قد تكون في صناديق أو أرفف على حسب نوع القطعة وحجمها أو عدد مرات الطلب عليها في اليوم.
- اتباع مخطط منطقي عند الخزين للاستفادم من المساحة المتوفرة قدر الإمكان، وتوفير إمكانية الوصول إليها. فوضع البضائع المطلوبة بشكل زائد وذات الطلب المرتفع عليها بالقرب من منطقة تسليمها أو تصديرها، أو أقرب ما يكون إلى المدخل يسهل عملية إرسالها إلى خارج المستودع.
- تحديث سجلات العناصر المخزنة مع ذكر مواقع وجودها داخل المستودع.
كيف تحسب تكلفة نقل البضائع بسهولة؟
تتبع المخزون في الوقت الفعلي
- استخدام نظام إدارة المخزون لمراقبة مستويات المخزون. وانتقال العناصر من موقعها وجميع المعاملات الأخرى الخاصة بها.
- اجراء عمليات مسح الباركود أو الـ (RFID) لإدخال البيانات في النظام بدقة لكل وحدة أو عنصر.
- تحديد كميات البضائع لإعادة طلبها قبل نفادها أو الإفراط في تخزين الزائد منها.
حصر البضائع دورياً بانتظام
- العمل على عد الوحدات المخزنة بشكل دوري للتحقق من دقة البيانات المتوفرة.
- مقارنة عدد الوحدات المخزنة مع سجلات النظام وحل التناقضات في الأرقام إن وجدت.
- إعداد جدول حصر كميات البضائع، لتفتادي الخلل، وتقليل احتمالية القصور، وتجنب النقص في الكميات. ويمكن إنجازها هذه الخطوة خلال فترات تدني النشاطات التجارية والتفرغ لها ولو جزئياً.
المحافظة على بيئة المستودع
- الحرص على المستودع نظيفًا ومنظمًا وآمنًا.
- فحص المعدات بشكل منتظم. مثل الرافعات الشوكية، والماسحات الضوئية وأنظمة التخزين.
- تدريب الموظفين الجدد على إجراءات الجرد وبروتوكولات الصحة والسلامة العامة.
تعرف على الميزات الأساسية لمعيار أيزو 45001 لإدارة السلامة والصحة المهنية.
تحديث سجلات المخزون في المستودعات
أشرنا سابقاً إلى أهمية تحديث سجلات المخزون في المستودعات. لأنها تفيد في الاسترجاع السريعللمعلومات، تسهل إجراء حصر دقيق للمخزون. وهنا سأشرح لك كيف يمكنك القيام بذلك:
- أنشئ نظام مختص لتسهيل البحث في مواقع التخزين. وقم بتسمية مناطق التخزين بالرموز. فلو أطلقنا على الممرات رمز (A). وعلى الرفوف رمز (S). وعلى الصناديق رمز (B). فإن (A1-S3-B2) تشير إلى موقع البضاعة في الممر الأول، على الرف الثالث، في داخل الصندوق الثاني.
- استخدم علامات مميزة، مثل الملصقات الملونة أو المطبوعة لتسمية مواقع الرفوف والصناديق باستخدام نفس النظام المستخدم في الخطوة السابقة. يمكنك على سبيل المثال اختيار لون معين لتحديد منطقة في المستودع.
- تأكد من أن فريق عملك على دراية بطرق تسجيل البضائع ووضعها في مكانها الصحيح. وأن يقوموا بتحديث السجلات أثناء تخزين أو إخراج البضائع لتسليمها.
لجنة جرد المستودعات
لجنة جرد المستودعات هي مجموعة من الأفراد المشرفين على المستودع أو المخزن. عادة ما تتألف مجموعة اللجنة من:
- مدير المستودع.
- المشرف على المستودع.
- مراقب المخزون.
- ممثل المالية أو المحاسب.
- المدقق الداخلي.
وتنحصر مهامه أفراد هذه اللجنة في الامور التالية:
- التأكد من مطابقة محتويات المستودع مع ما هو مسجل في نظام إدارة المخازن بشكل دقيق ودوري. مرة شهرياً أو ربع-سنوياً أو سنوياً أو كلما اقتضت الحاجة.
- تجنب الخسائر والتحقيق في التناقضات في المخزون أو التلف أو الضياع. والتوصية بالإجراءات التصحيحية اللازمة لمنع تكرار ذلك.
- التحقق أن جميع عمليات التعامل مع المخزون تتبع إجراءات التشغيل القياسية وتمتثل لسياسات الشركة.
- إعداد الوثائق والسجلات وتجهيزها للتدقيق الداخلي أو الخارجي مع الحرص على الحفاظ على المصداقية والشفافية لمعلومات المخزون.
- الموافقة على التعديلات في المخزون مثل الإتلاف أو الإرجاع.
تعرف أكثر على تفاصيل مواصفات وظيفة Document Controller لتدقيق الوثائق.
ما هو أفضل برنامج محاسبي للمستودعات؟
يعتمد تحديد أفضل برنامج محاسبي للمستودعات على حجم الأعمال واحتياجات الشركة بالتحديد، مثل تتبع المخزون وإعداد التقارير والميزانية. إلا أن أبرز البرامج الموصى بها من قبل المختصين في المجال هو بنامج كويك بوكس إنتربرايز (QuickBooks Enterprise). مناسب للمستودعات ذات الحجم الصغير أو المتوسط، لأنه يتيحة خاصية تتبع المخزون، ومسح الباركود، وإدارة الطلبات الخارجية، إضافة إلى شموله على نظام محاسبة متكاملة.
ما هي المستودعات الحكومية؟
يُشار مصطلح المستودعات الحكومية (Government warehouses) إلى مرافق التخزين التي تملكها أو تديرها أو تنظمها جهة حكومية لتخزين السلع أو المواد لمختلف الأغراض العامة أو التجارية أو الحالات المتعلقة بالطوارئ في البلد مثل الأدوية والأغذية والمياه الصالحة للشرب.
ما هي الخطوات الأساسية لجرد المستودعات؟
الخطوات الأساسية تشمل: التخطيط المسبق، إيقاف حركة المخزون أثناء الجرد، فرز وتصنيف البضائع، عد البضائع فعلياً، مقارنة النتائج بالسجلات، تحليل الفروقات، وتحديث السجلات.
كم مرة يجب إجراء جرد للمستودعات؟
يوصى بإجراء جرد دوري كل 3-6 أشهر حسب حجم النشاط، مع إمكانية عمل جرد جزئي شهري للبضائع سريعة الحركة.
ما هي الأدوات المستخدمة في جرد المستودعات؟
يمكن استخدام قوائم الجرد الورقية، الماسحات الضوئية، أنظمة إدارة المخزون الإلكترونية، الموازين، وأجهزة العد الإلكترونية.
كيف يمكن تقليل الأخطاء أثناء عملية الجرد؟
عن طريق تدريب العاملين جيداً، استخدام التكنولوجيا المناسبة، تقسيم المستودع إلى مناطق، إجراء جرد مزدوج، وتخصيص وقت كافٍ للعملية.
