إذا صادفت كلمة Procurement في وصف وظيفي أو عقد أو تقرير مالي وتساءلت عن معناها، فالجواب المختصر أنها تعني بالعربية المشتريات أو التوريد، أي العملية الكاملة التي تحصل بها المنشأة على ما تحتاجه من سلع وخدمات وأعمال من مصادر خارجية، بأفضل جودة وسعر وفي الوقت المناسب. لكن المعنى أوسع من «شراء شيء ما»، وفي هذا المقال نشرحه بالتفصيل مع الفرق بينه وبين مصطلحات قريبة، ومراحله، وأنواعه، وأهميته المالية.
معنى Procurement بالعربية
تأتي كلمة Procurement من الفعل اللاتيني الذي يدل على «الحصول على» أو «تدبير» شيء. وفي عالم الأعمال تُترجم غالباً إلى:
- المشتريات: الترجمة الأكثر شيوعاً في الشركات.
- التوريد: تُستخدم كثيراً عند الحديث عن سلاسل الإمداد والموردين.
- الشراء والتعاقدات: تُستخدم عندما يتضمن العمل تفاوضاً وإبرام عقود، كما في الجهات الحكومية.
أما التعريف الاصطلاحي فهو: مجموعة الأنشطة التي تشمل تحديد الاحتياج، واختيار الموردين، والتفاوض على الأسعار والشروط، وإصدار أوامر الشراء، واستلام البضائع أو الخدمات، ثم سداد المستحقات ومتابعة الأداء.
الفرق بين Procurement وPurchasing
يخلط كثيرون بين المصطلحين، وهما مرتبطان لكنهما غير متطابقين:
| وجه المقارنة | Procurement (المشتريات الاستراتيجية) | Purchasing (الشراء) |
|---|---|---|
| النطاق | واسع: من تحديد الحاجة حتى تقييم المورد | ضيق: تنفيذ عملية الشراء نفسها |
| الطابع | استراتيجي وطويل الأمد | تشغيلي ومعاملاتي |
| التركيز | القيمة الكلية وبناء علاقات الموردين | السعر والكمية وإصدار أمر الشراء |
| مثال | تحليل السوق واختيار مورد معتمد لثلاث سنوات | طلب 50 جهازاً من المورد المعتمد |
بعبارة أخرى، الشراء (Purchasing) هو جزء من المشتريات (Procurement)، فكل Purchasing يقع داخل Procurement، وليس العكس.
لماذا تهتم الشركات بالمشتريات؟
في كثير من المنشآت تستهلك المشتريات حصة كبيرة من الميزانية، لذلك فإن أي تحسين فيها ينعكس مباشرة على الربحية. وتبرز أهميتها في:
- خفض التكاليف: عبر التفاوض والمقارنة بين العروض وتجميع الطلبات.
- ضمان الجودة: باختيار موردين موثوقين وفحص المواد المستلمة.
- استمرارية العمل: تأمين الاحتياجات في وقتها يمنع توقف الإنتاج أو الخدمة.
- إدارة المخاطر: التنويع في الموردين يقلل خطر الاعتماد على جهة واحدة.
- الشفافية والامتثال: وجود إجراءات موثقة يحد من الفساد وتضارب المصالح.
ولفهم أثر ذلك على أرقامك، راجع مقالنا عن إدارة التكاليف في الشركات وكيف تنعكس على هامش الربح.
مراحل عملية المشتريات (Procure to Pay)
- تحديد الاحتياج: يرفع القسم طلب شراء يوضح ما يحتاجه وكميته ومواصفاته وموعده.
- اعتماد الطلب والميزانية: يتأكد المسؤول من وجود مخصص مالي وموافقة الصلاحيات.
- البحث عن الموردين: دراسة السوق وتقييم الموردين المحتملين.
- طلب العروض: عبر طلب عرض سعر (RFQ) أو طلب معلومات (RFI) أو طلب مقترح (RFP) بحسب حجم الشراء وتعقيده.
- التقييم والتفاوض: مقارنة العروض فنياً ومالياً، ثم التفاوض على السعر والتسليم والدفع.
- الترسية وإبرام العقد: اختيار المورد وتوقيع العقد أو إصدار أمر الشراء (PO).
- الاستلام والفحص: مطابقة ما وصل مع أمر الشراء والمواصفات.
- مطابقة الفاتورة والسداد: المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء وإشعار الاستلام والفاتورة، ثم الدفع.
- تقييم المورد والمتابعة: قياس الالتزام بالجودة والمواعيد لاتخاذ قرارات مستقبلية.
أنواع المشتريات
1) المشتريات المباشرة
مواد وخدمات تدخل في المنتج النهائي، كالمواد الخام لمصنع أو البضاعة لمتجر.
2) المشتريات غير المباشرة
مصاريف تشغيل لا تدخل في المنتج، مثل القرطاسية والصيانة والتسويق وتقنية المعلومات.
3) مشتريات الخدمات
خدمات استشارية وقانونية وأمنية ونظافة وغيرها، وهي أصعب في التقييم لأنها غير ملموسة.
4) مشتريات الأصول الرأسمالية
معدات وآلات ومباني تُسجل كأصول وتخضع للإهلاك، وتتطلب غالباً موافقات أعلى. ويفيدك هنا فهم الإهلاك والأصول الثابتة.
طرق الشراء الشائعة
| الطريقة | متى تُستخدم؟ |
|---|---|
| الشراء المباشر | مبالغ صغيرة أو حالات استعجال أو مورد وحيد. |
| طلب عروض أسعار | مبالغ متوسطة، وتقارن فيها عدة عروض. |
| المناقصة (Tender) | مبالغ كبيرة، وتُعلن للموردين وفق ضوابط محددة. |
| العقود الإطارية | احتياجات متكررة تُسعَّر مسبقاً لفترة زمنية. |
| المزاد العكسي | يتنافس الموردون على خفض السعر. |
المشتريات الحكومية
تخضع الجهات الحكومية في المملكة لأنظمة ولوائح خاصة تنظم المنافسات والمشتريات، بهدف ضمان المنافسة العادلة والشفافية وحسن استخدام المال العام. وتُدار كثير من هذه الإجراءات عبر منصات إلكترونية رسمية. وإن كنت مورداً أو تعمل في جهة حكومية، فالرجوع إلى النظام ولوائحه الرسمية ضروري، لأن الأحكام تُحدَّث بين حين وآخر.
المشتريات الإلكترونية (e-Procurement)
تعني رقمنة دورة الشراء عبر أنظمة تتيح رفع الطلبات واعتمادها وإصدار أوامر الشراء ومتابعة الفواتير إلكترونياً. ومن فوائدها:
- تقليل الأخطاء والعمل الورقي.
- تسريع الموافقات.
- توفير بيانات تحليلية عن الإنفاق والموردين.
- تعزيز الرقابة وتتبع كل خطوة.
وتمثل هذه الأنظمة جزءاً من التحول الرقمي في المؤسسات، وللتوسع في ذلك اقرأ التحول الرقمي في الإدارة المالية.
مؤشرات قياس أداء المشتريات
- وفورات التكلفة (Cost Savings): الفرق بين السعر المرجعي والسعر المتفق عليه.
- نسبة الالتزام بمواعيد التسليم.
- نسبة المرتجعات أو المواد المعيبة.
- زمن دورة الشراء: من الطلب حتى الاستلام.
- نسبة الإنفاق عبر العقود المعتمدة مقارنة بالإنفاق خارجها.
- تقييم رضا الجهات الطالبة داخلياً.
مخاطر المشتريات وكيف تُدار
| الخطر | أسلوب المعالجة |
|---|---|
| الاعتماد على مورد واحد | تنويع الموردين وتأهيل بدائل. |
| تضارب المصالح | سياسات إفصاح وفصل المهام. |
| ارتفاع الأسعار المفاجئ | عقود طويلة الأجل وبنود تسعير واضحة. |
| تأخر التسليم | غرامات تأخير وخطة طوارئ. |
| احتيال الفواتير | مطابقة ثلاثية وضوابط دفع صارمة. |
العمل في مجال المشتريات
تتنوع الوظائف بين أخصائي مشتريات، ومسؤول عقود، ومدير سلاسل إمداد، ومدير مشتريات استراتيجية. وتحتاج المهنة إلى مهارات التفاوض والتحليل المالي وفهم العقود وإدارة العلاقات. وتوجد شهادات مهنية دولية في هذا المجال يمكنها تعزيز فرصك الوظيفية. ولمن يخطط لمساره المهني، يفيده دليل التطوير المهني.
الخلاصة
معنى Procurement بالعربية هو المشتريات والتوريد، لكنه في الحقيقة منظومة متكاملة تبدأ بتحديد الحاجة وتنتهي بتقييم المورد، وتهدف إلى تحقيق أعلى قيمة بأقل تكلفة ومخاطرة. وكلما أُديرت المشتريات باحترافية، انعكس ذلك على الربحية والجودة واستمرارية العمل. ولمزيد من المقالات في الإدارة المالية والأعمال تابع عرب فاينا.
