العناوين
ما هو جدول أعمال الاجتماع؟
جدول أعمال الاجتماع (بالإنجليزية: Meeting Agenda) هو مخطط موجز للموضوعات والأنشطة والأهداف التي سيتم طرحها ومناقشتها خلال الاجتماع. ويهدف إلى تركيز الحوار على مواضيع محددة، وليكون خريطة طريق واضحة للمشاركين الحاضرين في الحوار، وضمان تحقيق أكبر فائدة خلال الوقت الزمني المحدد للاجتماع.
أهمية جدول اعمال الاجتماع
تكمن أهمية جدول أعمال الاجتماع في جعل اللقاءات أكثر تركيزًا وكفاءة وإنتاجية وفعالية. وإليك سبب أهميته بالتفصيل:
- تحديد وتوضيح الغرض من عقد الاجتماع، وما يسعى لتحقيقه من أهداف، مما يضمن توافق جميع الأعضاء وتوحيد الآراء وتحقيق الانسجام.
- الإسهام في إدارة الوقت عبر تعيين محاور المواضيع التي سيتم مناقشتها، مع تحديد الإطار الزمني لكل موضوع. وذلك لتجنب النقاشات غير الضرورية والحفاظ على المسار الصحيح للاجتماع.
- ضمان استعداد الأفراد المشاركين عند حضور الاجتماع لطرح الأسئلة، والحصول على الإجابات، ومناقشة آخر القرارات وما استجدّ من التحديثات.
- تعزيز مشاركة وتفاعل الحاضرين في الاجتماع بشكل هادف بسبب وجود جدول أعمال يُطلعهم على الموضوعات مسبقًا.
كيفية إعداد جدول اعمال الاجتماع
يُعد إعداد جدول أعمال الاجتماع المفتاح الرئيسي لإدارة اجتماع هادف. وإليك عزيزي فيما يلي دليل مبسط خطوة بخطوة لعمل جدول اعمال الاجتماع:
- الخطوة الأولى والأهم، هو تحديد هدف الاجتماع بوضوح. فهل هو لاتخاذ قرار ما، أو تبادل الآراء والعصف الذهني، أو حل مشكلة ما، أو لتنسيق الأعمال بين أعضاء فريق العمل.
- صياغة قائمة بالموضوعات الرئيسية التي يجب التطرّق لها، ونقاط المناقشة الأساسية التي ينبغي طرحها.
- إدارة وقت الاجتماع عبر تحديد إطار المدة الزمنية (Time Slots) لمناقشة كل موضوع، ومحاولة عدم تجاوزها.
- تحديد الأفراد الذين سيقومون بالتحدث من قبل عقد الاجتماع. وإسناد أدوار قيادة مواضيع النقاش وشرح العرض التقديمي، حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد.
- مراجعة الأولويات للمواضيع التي ستطرح، وترتيبها منطقياً بحيث تناقش القضايا المستعجلة أو المعقدة أولاً، ثم المستجدات في العمل، ثم القضايا الثانوية.
- إرسال جدول جدول أعمال الاجتماع قبل موعده بـ 24 ساعة على الأقل لمنح الحضور الوقت الكافي للتحضير والتفرغ له.
ما هي الوظائف الإدارية؟ دليل شامل لأهم الأدوار والمهام في إدارة الشركات.
مثال على جدول اعمال الاجتماع
لتوضيح ماهية جدول اعمال الاجتماع، إليك المثال التالي:
الهدف من الاجتماع: تخطيط الجدول الزمني لإطلاق المنتج.
1. استعراض سير التقدم الحالي (سارة – 5 دقائق).
2. مناقشة استراتيجية التسويق (ليث – 15 دقيقة).
3. تحديد التصورات الأخيرة على تاريخ الإطلاق (جميع الحاضرين – 10 دقائق).
4. تحديد الخطوات التالية للمرحلة المقبلة (المدير – 5 دقائق).
وبذلك تكون مدة الاجتماع المنعقد حوالي 35 دقيقة.
الأسئلة الشائعة
ما هي العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها جدول أعمال الاجتماع؟
يجب أن يتضمن: عنوان الاجتماع، التاريخ والوقت، المكان، قائمة الحضور، البنود الرئيسية للنقاش، الوقت المخصص لكل بند، الشخص المسؤول عن كل بند، وأي وثائق مرفقة مطلوبة.
كيف يمكن تنظيم جدول الأعمال لضمان فعالية الاجتماع؟
1. ابدأ بالمواضيع الأكثر أهمية
2. حدد وقتاً واضحاً لكل بند
3. أرفق الوثائق مسبقاً
4. حدد بوضوح النتائج المتوقعة من كل بند
5. خصص وقتاً للملخص والقرارات في النهاية
ما الفرق بين جدول الأعمال ومحضر الاجتماع؟
جدول الأعمال هو خطة مسبقة لما سيتم مناقشته، بينما محضر الاجتماع هو وثيقة تسجل ما تمت مناقشته بالفعل، بما في ذلك القرارات المتخذة، المهام الموكلة، والمواعيد النهائية.
كم عدد البنود المثالي لجدول أعمال اجتماع فعال؟
يوصى بعدم تجاوز 5-7 بنود رئيسية لاجتماع مدته ساعة واحدة. لكل بند رئيسي يمكن تقسيمه إلى نقاط فرعية إذا لزم الأمر، مع الحرص على عدم إطالة الاجتماع أكثر من اللازم.
